10 Tips para la selección de un Software.

Seleccionar una herramienta informática que apoye la mejora de un proceso en cuestión, es y será siempre una decisión importante en las organizaciones y si bien requieren de su tiempo, es importante considerar que el tiempo es dinero y hacerlo tarde puede ser la diferencia entre ganar ó perder miles de euros, por lo tanto contar con una metodología organizada nos ayuda a reducir los riesgos y alcanzar los objetivos en el tiempo esperado, cumpliendo así con las expectativas internas en estos procesos de mejora continua.

Hacer uso de estas sugerencias ayuda a tomar la mejor decisión en la selección de soluciones de software, aportando mayor eficiencia y eficacia, Tal vez no estén todas las que son, pero son todas las que están, por lo tanto parase a “reflexionar” nos minutos sobre estos aspectos nos pueden ayudar enormemente en esta actividad.

1. Investigue y haga una lista completa de sus requerimientos antes de ir a cualquier parte y sumergirse en folletos, características, casos de estudio y referencias. Esto le evitara perder mucho tiempo y focalizar soluciones propias de su necesidad, sector y alcance.

2. Haga una búsqueda Profesional, dependiendo de las necesidad es importante hacer una ruta de búsqueda efectiva, la búsqueda con palabras claves en internet y las redes profesionales como Linkedin son una muy buena herramienta para iniciar. Participar en debates de grupos de redes profesionales ayuda a conseguir las mejores propuestas para evaluar. Les sugiero buscar por palabras claves y aplicar los filtros de País (en este caso España) en un comienzo, y luego ir ampliando la geografía a medida que se investiga.

3. Evalué todas las soluciones posibles, en la actualidad existen muchas herramientas al alcance de todos y “no siempre la más costosa es la mejor”, hoy en día el acceso a las tecnologías de información es cada vez más accesible para todos, solo depende de investigar, contactar y preguntar. No se deje llevar solo por las referencias de clientes, en muchas ocasiones estos “grandes clientes” adquirieron solo una pequeña parte de las soluciones y no el conjunto.

4. Apóyese en expertos para servir de filtro, es una muy buena práctica para realizar la selección de las herramientas informáticas, y son de gran ayuda para tener objetividad en la identificación, evaluación y selección de soluciones tecnológicas, investigue sobre las experiencias de los asesores ó consultores en la especialidad que está necesitando. Las certificaciones de organismos internacionales son una buena guía. Ejemplo, en Supply Chain podrían ser  APICS, IBF, etc.

5. Evite utilizar el Software para resolver problemas, las soluciones informáticas no están hechas para tomar decisiones por usted ó corregir sus procesos, las soluciones existen para soportar los procesos, hacerlos mas rápidos, confiables y eficientes, por lo tanto asegúrese de que el proceso es el correcto. Haga una comprobación experta de procesos previa si es necesario, muchas firmas de software ofrecen servicios de Consultoría y Formación que pueden negociarse de forma integral con la solución.

6. Involucre a las personas, encargados y responsables desde el comienzo, para que ellos rápidamente lo sientan y se apropien del mismo, hacer una entrega de la solución en el momento final de la implementación genera una alta resistencia al cambio.

7. Sea Justo y equilibrado con las firmas de software, si usted permite que accedan a “hablar con el director general”, debe ser para todos y evitar los privilegios de algunas pocas, esto mantiene claridad y transparencia en el proceso de selección. Informar sobre los tiempos y situación del proceso a los “opcionados”  demuestra seriedad y responsabilidad en esta labor.

8. Sea Cuidadoso y Aclare todo lo que pueda las funcionalidad del software y como estas se adaptan a sus necesidades, sino se cumplen en su totalidad, pueda que sean necesarios desarrollos ó aplicaciones adicionales y esto conlleva tiempo e inversión. Elaborar un checklist es recomendable.

9. Cuantifique tanto como sea posible los retornos de inversión (ROI), plantearse objetivos desmesurados puede generar decepción, mientras que aquellos poco retadores no estimulan la creatividad ni el entusiasmo necesario, el benchmarking y la opinión de expertos son útiles. Hacer escenarios es una buena práctica en este sentido.

10. Preseleccione por técnica Multicriterio, tenga como mínimo 2 ó 3  propuestas comerciales antes de tomar una decisión, con la lista de chequeo como base, liste las funcionalidades mas importantes con su resultado por proveedor tanto su calificación cualitativa como cuantitativa, luego aplique la tecnica multicriterio adecuada y ordene de mayor a menor el resultado de la puntuación de las alternativas. El uso de Técnicas  Objetivas Multicriterio (si quieres información especifica en TOM no dudes en consultar...) apoyan en alto grado la mejor decisión al respecto, sin embargo no dejan de ser Objetivas y pueden haber aspectos que es muy complicado “valorar” para tomar la decisión.

Finalmente estos tips pueden ser aplicados para diferentes soluciones tecnológicas tanto software como hardware y solo depende de la curiosidad, motivación y destreza del responsable para su aplicación.

Un Saludo y seguimos en contacto,

Humberto Galasso

Senior Consultant

www.slimstock.com