TOP DOWN EN PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA, ENCANTO AL DESCUBIERTO !

En blog´s anteriores hemos examinado dos enfoques utilizados en la planificación de la demanda y el forecasting, conocidos como: de Arriba hacia Abajo ó Top Down (pronósticos de nivel agregado) y de Abajo hacia Arriba ó Bottom Up (pronósticos a nivel de tienda), (blog Septiembre 2013). Pues bien ! en esta entrega, veremos las principales características y practicas comunes del enfoque Top Down, además de entender porque uno de sus principales “encantos” genera al mismo tiempo complejidad, ineficiencia y cargas de trabajo adicionales en la cadena de suministros y en especial su efecto sobre el aprovisionamiento.

El diagrama ejemplo del enfoque Top Down (blog de Sept 2013 Top Down or Bottom Up), las tiendas en ambas localizaciones geográficas (Catalunya-Andalucia) son atendidas por un centro de distribución ubicado en Madrid, las previsiones son agregadas a nivel de cada provincia para crear una compra global, utilizando este input como la base para pronosticar las necesidades de compras nacionales, lo cual es útil y al mismo tiempo sencillo, sin embargo no genera una foto completa y realista del panorama, impidiendo llegar a niveles de detalles de Cuanto ?, Cuando ?, Donde ? y Que ? se va ha vender en cada Tienda, centro ó establecimiento, evitando así una relación uno a uno, es decir cada sku en cada store.

A este nivel, existen tres factores fundamentales que influencian los requerimientos de compras en toda red de distribución:

1. Ventas futuras.
2. Stock corriente versus Stock deseado en tienda.
3. Tiempos de entrega en tiendas (lead times)

El enfoque de Arriba hacia Abajo se pierde de vista los dos últimos factores (stock y lead times)   que influencian  las necesidades de compras, favoreciendo así las acciones tardías, cantidades escasas, ó por el lado contrario, anticipaciones muy amplias y cantidades elevadas, con sus correspondientes efectos a nivel de perdida de ventas ó excesos de productos, lo que a su vez genera incidencias en el campo comercial, logístico, operativo y financiero, en conclusión afecta en gran medida la capacidad de ”sincronización” de la cadena de suministros, lo cual genera sus correspondientes efectos nocivos en los costos, ventas, márgenes, inventarios  y costos.

Efectos Nocivos del enfoque Top Down en el proceso de Aprovisionamiento

Tal como hemos mencionado, los pronósticos agregados (Top Down) no permiten manejar un reaprovisionamiento de tienda centralizado de manera eficaz y eficiente; por lo tanto otros métodos son necesario para satisfacer esta necesidad, es aquí donde la regla de aprovisionamiento Min-Max tiene su mas frecuente aporte; la tienda establece una cantidad fija máxima, que se debe alcanzar cada cierto punto mínimo de disparo ó lanzamiento, asumiendo unas ventas “constantes” y dando lugar a popular gráfica de “diente de sierra”  que expresa el movimiento del stock en la tienda (ver figura). Sin embargo cuando se presentan patrones de ventas volátiles como las temporadas, ventas promocionales, canibalización de marcas, competencias cercanas y hasta el clima, el resultado del movimiento del inventario puede ser bastante diferente, reflejando situaciones de desabastecimiento como las expresadas en  lado inferior-derecho de la imagen adjunta.

En el ejemplo superior izquierdo, se asume una condición de ventas constantes,  (algo muy poco común en los entorno actuales de mercado) mientras que en su correspondiente del lado derecho se observa un comportamiento atípico, resultado de un pico de ventas no planificado (promoción, estacionalidad, etc.) lo cual puede llevar a la tienda a una posición de falta de stock-rotura, deficiente nivel de servicio, muy posiblemente su efecto económico en ventas perdidas, presupuestos sin cumplir, bajos ROI, deficiente GMROI, etc.

Pues bien muchas organizaciones minoristas que utilizan esta metodología Top Down, deciden cubrir este riesgo con los tradicionales stock de seguridad lo cual genera una inversión adicional en producto que limita la liquidez, aumenta el riesgo de obsolescencia, mayores costos de manejo de inventarios entre otros factores que finalmente erosionan los beneficios, aportando así una respuesta efectiva, mas no eficiente en la gestión del inventario. En otras ocasiones bajo entornos de alta estacionalidad ó actividad promocional se decide fijar  cantidades máximas, lo suficientemente altas como para cubrir los picos de la demanda, llevando al negocio a situaciones similares a lo comentado anteriormente.

Compras y Aprovisionamiento al no tener integrada la gestión de la demanda se ve obstaculizada por la falta de visibilidad, lo cual genera altas ineficiencias en el cumplimiento de las demandas estacionales y promocionales, así como stock´s requeridos que no se ajustan a los cambios de los patrones del consumo. 

Generalmente este tipo de enfoque mantienen un alto nivel de Subjetividad tanto para la consolidación como para su desagregación a nivel operativo (Replenishment), creado además un entorno organizacional que puede restar movilidad de los recursos, flexibilidad en los equipos, así como una alta “dependencia”  de  “gurus” en la organización quienes con un cierto nivel de confianza (muchas veces no calculado) dictan las tendencias del mercado de acuerdo a su percepción y métodos en cierta forma de “caja Negra” para el resto de los involucrados en el proceso de planificación de la Demanda, desfavoreciendo el aprendizaje, innovación, gestión del cambio y mejora continua..

En enfoque Top Down provee de una respuesta simple a la planificación de la demanda que limita el desempeño de los stock, facilitando la permanencia de costos que podrían evitarse dentro de la cadena de suministros.

Lo bueno es que existen otras maneras de hacer las cosas !!!  Posteriormente veremos como el enfoque de gestión de planificación de Abajo hacia Arriba (Bottom Up) ayudan a superar de manera  rentable, fiable, rápida y eficiente las dificultades comentadas aquí.

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Hasta pronto,

Humberto Galasso
Retail & Supply Chain
humbertogalasso@gmail.com