Cuando deberías utilizar EXCEL para Gestionar tu Demanda ?

El uso de hoja de calculo es sin temor a equivocarme la herramienta mas utilizada como soporte para la elaboración de previsiones dentro del proceso de gestión de la demanda de todo tipo de organización (Grande, Mediana o Pequeña), quien no ha experimentado con estas cada vez mas "potentes" soluciones para simular, testar o incluso gestionar la totalidad o cierta parte de este importante proceso de negocio que se lleva a cabo en toda compañía?

Dentro de este tipo de herramientas el excel es también "el Lider", su evolución continua le han permitido que el usuario pueda expresar su creatividad con total libertad, permitiendo realizar los ajustes y mejoras de manera constante y con una rapidez enorme para el experimentado en estos temas.

Sin embargo el hecho de que sea la herramienta mas popular no significa que sea la mas adecuada para cada organización, los retos actuales de las compañías cada vez mas globalizadas, con cambios cada vez mas enormes y necesidades mas puntuales también representan un reto para los sistemas en su conjunto, los cuales buscan ser mas rápidos, confiables y escalables dentro del proceso. Es por eso que he querido recopilar una serie de afirmaciones que ayudan a entender si en realidad es suficiente gestionar vuestro sistema de planificación de la demanda con una hoja de calculo como el excel, 

Por lo tanto, si tu situación "encaja" con al menos la mitad de las siguientes afirmaciones lo mas probable es que no necesitas un sistema de planificación de la demanda estructurado, automatizado y diseñado especialmente para garantizar un flujo de información que aporte valor dentro del proceso.

• Cuando tienes menos de 1000 Referencias activas en tu portafolio de productos.
• Cuando tus clientes son menos de 100 (mayorista ó detallista).
• Cuando tus proveedores no superan los 10.
• Cuando no tienes Puntos de venta ó Centros de distribución, es decir solo elaboras producto!
• Cuando no fabricas para inventario, es decir solo a pedidos.
• Cuando tu demanda es altamente predecible.
• Cuando no tienes mas de 3 patrones de la demanda.
• Cuando tus previsiones no contienen suficiente influencia estacional.
• Cuando no crees que sean necesario contar con Modelos estadísticos para Predecir tu ventas.
• Cuando las Previsiones no están integradas en la gestión del Inventario y el Aprovisionamiento.
• Cuando no es una cuestión CRITICA el proceso de Planificación de la Demanda.
• Cuando no es necesario Optimizar el inventario.
• Cuando no es prioritario reducir el Exceso.
• Cuando la Rotura-Falta-Falla de Inventario no afecta tus resultados (sustituyes y ya...).
• Cuando no realizas operaciones en diferentes países o regiones.
• Cuando no realizas promociones en periodos de mas de 6 meses
• Cuando el ciclo de vida de producto es considerado como de Largo alcance.
• Cuando la puesta a punto de los datos no es una cuestión importante.

Si crees que debería existir mas razones, por favor no dudes en comentarlo y si te parece que este post te ayuda a comprender su situación en particular te agradezco compartirlo o recomendarlo a un colega que pueda estar interesado.

Si tienes alguna otra inquietud en este importante tema y su correlación con las decisiones de Inventario y sistemas de Aprovisionamiento, por favor no dudes en consultar enviando un correo al email: humbertogalasso@gmail.com y me pondré en contacto contigo para dialogar.

Saludos

Humberto Galasso

Senior Consultant en DP&F

skype: humberto.galasso

Adentro de Amazon ! 20 datos de interés que tal vez no conocías

Luego de una espera de casi 10 meses y según un programa de visitas que Amazon llama el tour fue posible realizar la tan anhelada oportunidad de estar por unas horas dentro de esta increíble organización que ha revolucionado el mundo del retail tanto en la web, como fuera de ella. El mayor exponente del mundo occidental en el e-commerce que desde el año 2011 mantiene operaciones en un centro de distribución de mas de 32.000 metros cuadrados en San Fernando de Henares en Madrid, el cual pronto llegaran a los 72.000 m2 gracias a una ampliación que esperan tener concluida durante el próximo otoño, época previa a su mayor temporada de ventas en donde han sido capaces de procesar hasta 82 mil ordenes por día de un total de 130 mil en su website.

Como es habitual en Amazon, cuando deciden llegar a un país, lo hacen donde son mejores y confiando en sus raíces libros y música, Si ! estas son las categorías por donde siempre inician cuando hacen una apertura en cada mercado, luego ya van ampliando la gama de productos pasando por alimentos secos, hasta llegar a niveles de productos frescos .

Nada mejor que empezar tal cual como empieza el recorrido en Amazon, con su slogan :

Work Hard, Have Fun and Make History

Esto es algo que se siente desde el primer instante que llegas a sus instalaciones, y es que el factor humano tiene en ello mucha parte de su éxito, sin lugar a duda ! Pueden existir maquinas muy modernas, robots, sistemas ultra inteligentes, etc, pero sin el factor humano todo esto puede llegar a fracasar y es que finalmente son las personas las que manejan estos recursos tecnológicos y mantener un equipo motivado contribuye enormemente al éxito de esta compañía.

Me gustaría comentar algunos de los aspectos mas interesantes de esta visita, los cuales pueden ser puntos de reflexión y análisis para aquel que vive una dinámica similar o simplemente para mejorar el conocimiento sobre la actualidad en la gestión de Centros de almacenamiento y distribución, estos son los que yo llamo

20 Datos de interés que tal vez no conocías de Amazon:

1. Área actual 32 Mil metros cuadrado. se encuentran en un proceso de expansión a 73 mil que esperan finalizar el próximo Otoño, según comentan para el manejo de artículos mayor Volumen.
2. En la actualidad tienen 8 MLL aprox de SKU en stock, mientras que el surtido en Amazon.es llega fácilmente a los 35 Mll por medio de otros proveedores que utilizan este Marketplace y donde obtienen un 15% aprox de beneficio por esto.
3. Prestan servicios logísticos para terceros y servicios tecnológicos de almacenamiento de datos y desarrollos entre otros negocios.
4. Los trabajadores son “Asociados”. en la actualidad tienen unos 390 aprox. En dos turnos, pero pueden llegar hasta 1500 asociados en picos de demanda con 24 horas de operación.
5. En condiciones normales manejan 250 mil paquetes por día, seguramente un 70% es directamente por su plataforma
6. Los picos de temporada son navidad y reyes, hasta 360 paq. Por minuto !!!
7. Cultura “gemba walk” el líder de equipo recorre el Centro de Distribución y conversa con el personal sobre la dinámica, posibles mejoras, condiciones laborales, etc. Se dedica cierto tiempo para ello durante todas las semanas.
8. Los artículos perecederos tienen su fecha máxima ingresada en el sistema, esta fecha la ingresa el operario desde la recepción de los pedidos de proveedor.
9. La regla de los seis segundos se aplica en distintas fases del procesos (entrada, picking, y empaque) , SEIS caras SEIS segundos; verificar el producto de forma visual e incluso auditiva, para asegurar condiciones de calidad, si hay dudas pasa a cesta roja.
10. Alto uso de códigos de colores para identificar las cestas y su contenido.
11. Pick towers donde se almacenan los artículos del tamaño posible; es decir lo que permiten manejar en esta parte del CD (básicamente artículos de hasta tamaño medio 50X40x40 aprox). Cuatro niveles en la actualidad tomando en cuenta el bajo. Aprox. 11-13 metros de altura
12. El inventario está integrado globalmente en Europa por medio del sistema, es decir se pueden adquirir artículos sin importar el origen. (ej: pueden tenerse libros en Alemán y enviarlos a cliente desde España)
13. Algunos productos reciben un pre-pack adicional para mejor conservación y evitar deterioro en el CD (ej: botellas de licores, peluches, etc.)
14. Si encuentras un producto en el suelo, tómalo y llévalo a las cestas blancas que ubicas en las cabeceras del pasillo.
15. Caos organizado, las cosas están multiples posiciones ya que al vender tanta variedad es poco probable que haya preferencias de ubicación, es decir tienen un surtido tan grande que las “preferencias se diluyen “ además el operario debe hacer varios pedidos (picking) al tiempo y esto lo puede hacer cuando las ubicaciones están en todas partes.
16. Gran diversidad de soluciones de almacenamiento por tamaño, peso, forma (cajas con ventanas “lavadoras”, mini racks, racks de producto peligroso, etc.)
17. Sin embargo el movimiento desde la entrada hasta los sitios de recolección y viceversa recolección hasta salida de pedidos si son por correas transportadoras y otros sistemas tanto verticales como horizontales.
18. Se nota alto énfasis en la recolección de datos para alimentar el sistema, la ubicación la dice el sistema, una persona no sabe dónde estás las cosas, ya que las ubicaciones son totalmente heterogéneas. Pantallas  en todas las ubicaciones de entrada, revisión, separación y empaque de producto. El resto con lectores automáticos.
19. Los líderes de equipos tiene roles de “solver problem” que es quien decide cuando hay ciertas incidencias que los sistemas detectan. (ej: empaques no adecuado, pesos teórico no coincidentes, presentación de producto, embalaje especial,  etc)
20. La responsabilidad llega hasta que Amazon entrega al especialista en última milla (MRW, correos, Seur, etc.) quien finalmente entrega el pedido en su destino.

Una de las cosas que sorprenden son el nivel de automatización del proceso, el sistema que utilizan ha sido desarrollado por el mismo Amazon, y en existe especial hermetismo, algo bastante defendible en la era del conocimiento. Yo diría que en Amazon nadie podría decirte donde esta un producto, mientras que el sistema si, es el software quien realmente sabe donde esta cada articulo en esta distribución del modelo "Caos ordenado", todo los artículos en todas partes, un método que ha revolucionado el concepto sobre almacenamiento de artículos, pero que según estadísticas se ha comprobado su eficacia cuando manejas surtidos enormes de productos, algo de lo que Amazon parece ser experto en gestionar.

Un conocedor también de este sector (e-commerce) comentaba durante le pasado SIL (salón Internacional de Logística 2016 en Barcelona) que Amazon por ahora pierde dinero, con tal que aumentar su base de clientes ofreciendo servicios que para muchos les resulta imposibles de ofrecer, lo cual ha creado una presión en el mercado donde algunos quedaran en el camino y que finalmente se saldara con el marketplace que sea capaz de aguantar mas o que su oferta diferenciada sea suficientemente fuerte para no perder clientes.

La competencia esta servida y saber moverse en este terreno resulta primordial para sobrevivir las batallas y sostenerse en esta guerra, la mejor recomendación es continuar y no dejar de innovar en todos los campos, es decir tanto comerciales como operacionales, porque quien cuida su inventario tanto como cuida a sus clientes tiene la combinación perfecta para lograr sus objetivos.

Si quieres mayor información o esta interesado en temas relacionados con el retail desde un enfoque operacional, gestión del inventario o previsiones de la demanda, consulta los post anteriores directamente en el blog (blog demand planning on retail) o envía tus inquietudes al siguiente e-mail:  humbertogalasso@gmail.com 

Un saludo

Humberto Galasso

Consultor Retail & Supply Chain

Cinco consejos para gestionar Forecast de Slow Movers

Productos de baja rotación son en muchas ocasiones el punto de encuentro de discusión en la gestión de la planificación de la demanda, estos SKU´s merecen un tratamiento especial y una atención particular que equilibre el tiempo e inversión realizada con los beneficios obtenidos, razón por la cual he querido sugerir estos cinco puntos como parte del complemento de acciones que son necesarias para garantizar su control en los sistemas de Planificación de la demanda y cuando digo Sistema me refiero al conjunto de personas, proceso y tecnología presente para llevar a cabo esta actividad en la organización ya que es importante distinguir entre esto y el Software el cual forma parte de la tecnológica disponible para llevar a cabo las actividades,

1-  Agrupa en Clasificaciones ABC-XYZ

Es normal encontrar que la distribución del total de las ventas en un periodo especifico de muchas empresas esta claramente reflejada con la teoría de Pareto, la ya altamente conocida como 80/20 en donde se describe que un 20% del portafolio de productos genera el 80% de ingresos del negocio, Sin embargo existe ese 20% de articulos de Baja Rotación que debe de administrarse constantemente para evitar excesos  que no son permitidos en nuestros tiempos, al igual que deben estar disponibles para esas posibles ventas puntuales ó intermitentes que no dejan de ser importantes para el negocio.

El análisis ABC-XYZ ayuda de forma amplia en la identificación de esos artículos ó referencias que a pesar de tener una baja participación pueden también clasificarse como altamente, medianamente ó poco predecibles en un proceso de Planificación de la demanda.

2- Acumula de forma vertical información -Agregación

La acumulación vertical de la información por sumatoria simple, es también una forma sencilla y practica de mejorar la administración de los productos de baja rotación, ya que al "consolidar" podemos identificar patrones no perceptibles en niveles mínimos de detalle facilitando así la toma de decisiones con respecto al método necesario y sus correspondientes correcciones o ajustes para su puesta en marcha dentro del programa de previsiones de la demanda.

3- Realiza forecast de Arriba hacia Abajo (Top-Down)

Al contar con datos ya acumulados el resultado siempre sera mas fiable que al hacerlo a niveles de alto detalle, sin embargo una vez obtenida la previsión es necesario realizar el proceso de decantación por cascada de estos datos para alimentar los diferentes espacios del proceso llámese; inventarios, aprovisionamiento, ventas, etc. 

Lo mas recomendable en este caso es considerar la participación de las ventas de forma histórica y distribuir de manera ordenada dichos valores, siguiendo algunas reglas mínimas de "llenado de fracciones" y conservando factores propios de la naturaleza del producto como su medida de comercialización, por tomar un ejemplo..

4 - Utiliza modelos estadísticos apropiados

Actualmente existen varias gamas de modelos apropiados para gestionar este tipo de productos que generalmente se agrupan en las familia de las suavizaciones exponenciales y medias (simples, móviles ó ponderadas), no existe una formula mágica para esto, pero si directrices como: técnicas de identificación repetitiva de señales, pulsos sincronizados ó integración de tendencias, las cuales pueden trabajar de forma independiente o conjunta según el modelo desarrollado y arrojar un excelente resultado en términos de ahorro de tiempo y mejora de calidad de la previsión de la demanda.

5- Establece Limites máximos

Una de las características en ocasiones mas relevante en la gestión de este tipo de artículos es que frecuentemente hay una porción de ellos con altos costos de inversión y amplios margenes de ganancia, por lo que es necesario diseñar reglas de negocio que garanticen una disponibilidad del producto bajo condiciones razonables y sobretodo "factibles" para la empresa, y cuando digo esto me refiero a que en ocasiones los modelos estadísticos pueden arrojar crecimiento o caídas exageradas que son interpretados de forma teórica por los sistemas, por lo que es importante crear limitadores que sirvan de control y corregir de forma segura y amplia estas distorsiones en los resultados.

Estos consejos pueden ser puntos de partida para la mejora de la gestión de estos SKU´s que siempre estarán presentes en los stocks de productos y serán parte importante del tiempo dedicado y su impacto tanto en las ventas como en la distribución del Inventario.

Es lógico saber que una herramienta nos permitirá gestionar el tiempo y la dedicación de forma mas eficiente y eficaz, por lo que considerar la gestión de estos Slow Movers tambien debe estar dentro de las mejoras implícitas en un proyecto de mejora.

Muchas gracias y un Saludo

Humberto Galasso
Senior Consultant
Slimstock.com
h.galasso@slimstock.com
Barcelona-España

Previsiones de Ventas vs Previsiones de la Demanda

Entender y comprender estos conceptos es parte fundamental para saber que podemos hacer con ambas cosas y de que manera se encuentran relacionadas entre si. Para empezar a conocer estos conceptos no hay nada mejor que definirlos claramente! por lo que a continuación busco explicar de una manera sencilla pero al mismo tiempo completa su significado.

Previsiones de Ventas
Son las estimaciones de ventas expresadas en dinero (generalmente en dolares americanos si estas en America USD "$" o Euros "€" en caso de que nos encontremos en Europa, según el caso)  obtenidas previamente a los cierres de periodos fiscales, en donde se establecer un Objetivo anual de ingresos, por tienda/categoría. es un proceso donde se obtienen las "metas" anuales para cada tienda. En el caso de cadenas de distribución, generalmente estos presupuestos son elaborados tomando como base el Plan Anual de la compañía, en donde se refleja desde el nivel de dirección las metas de ventas para cubrir las operaciones y generar los resultados esperados por los propietarios o accionistas en términos de volumen de ventas, margen operacional y rotación de stock.

Este valor Global luego es "distribuido" de aguas para abajo, es decir considerando la estructura en muchas ocasiones regional hasta llegar a las tiendas en particular. siguiendo en todo momento un relación con la participación de  las categorías en cada unidad de negocio, es decir habrá tiendas en donde la categoría Alimentos puede tener mayor proporción que la categoría No alimentos, por lo que es necesario en todo momento cuidar esta relación para que finalmente resulte un valor equilibrado, lo mas certero y posible de alcanzar.

En algunas empresas esto también es identificado como los Presupuesto de Venta, que finalmente no son mas que las metas u objetivos de Ventas que deben alcanzar cada tienda, almacén o establecimiento comercial de la red de distribución, la cual debe estar al menos a un nivel de categoría de producto para ser realmente útil. Por lo general el nivel de detalle es el que nos permite las imitaciones técnicas y de información.

Previsiones de la demanda

También es llamado Pronósticos de la demanda o forecasting, son en esencia las expectativas de unidades a vender por cada referencia en cada uno de las tiendas de la red de distribución.

Es aquí donde la definición de la demanda cobra lata relevancia, así como los demás procesos de captura, normalización de datos, limpieza de sock outs, correcciones de promociones, ajustes no cuantificados, agregaciones, ajustes y otras modificaciones relevantes que pueden ser aplicadas de manera automática por medio de la interface de carga de datos o a posterior según las reglas del negocio.

Cuando se cuenta con herramientas de previsión desde niveles mínimos, es decir a nivel SKU es posible obtener estos de datos con relativa facilidad y rapidez ya que consiste en una agregación, que hoy en día cualquier herramienta de previsión puede realizar con relativa facilidad.

Uno de los grandes retos de este punto es la capacidad de administrar la gran cantidad de datos y el poderío comunicacional para efectuar los cálculos con la mejor fiabilidad y rapidez, enfocando los esfuerzos según un plan de prioridad previamente estudiado y definido.

Bien ! una vez identificada su definición me gustaría dar a conocer algunos consejos básicos para mejorar la gestión integrada de estos dos importantes elementos que se consideran en toda  organización:

• Mantenga una cierta frecuencia de revisión de calidad los datos de previsión de ventas con las previsiones  de la demanda, como mínimo mensual.
• Compare de igual a igual hasta el nivel permitido por ambas previsiones, generalmente las previsiones de ventas ($, €, etc) pueden llegar hasta niveles de categoría-Tienda, lo cual es bastante bueno.
• Las previsiones de la demanda son generalmente Sobrestimadas con relación a las previsiones de las ventas, y no es preocupante a menos de que supere el 20% frente a las previsiones de ventas.
• Mantenga especial control sobre lo subestimado y sobrestimado con relación al cumplimiento de metas de ventas, es bueno mantener un equilibrio entre las metas de ventas que requieren mas o menor esfuerzo de alcanzar.
• Incluya la precisión de previsiones de la demanda como un indicador mas en su panel de Control (dashboard) del departamento de Supply Chain
• Comparta sus resultados con las divisiones de Ventas y Compras, es de gran importancia involucrar ambos departamentos con metas comunes.
• Actualice parte de estos elementos en los kpi´s durante las reuniones de S&OP

Cuando se tiene un Plan debidamente creado con una metodología establecida, resulta simple hacer los ajustes en el tiempo, si esto lo controlamos de forma frecuente, como mínimo de manera mensual, será posible hacer los cambios necesarios y coordinar las acciones para que entre todas las unidades de negocio sea posible llegar a los objetivos propuestos en un clima de satisfacción y seguridad de que lo que se hace y como se hace esta orientado hacia un fin común.

Espero que estos consejos básicos, puedan ayudar internamente a mejorar estos conceptos y se conviertan a al mismo tiempo en motores de cambio para agregar valor en la gestión estratégica de las previsiones.

Muchos saludos y espero vuestros comentarios para fortalecer el debate en este sentido.

Si tienes alguna duda en especial solo envíame un e-mail y tratare de darte mi opinión, solo escribe directo a mi correo personal:  humbertogalasso@gmail.com

Saludos

Humberto Galasso
Consultor DP&F, Retail, Supply Chain
humbertogalasso@gmail.com

+34 630 419 317
Barcelona, España.