Previsiones de pedidos o previsiones de ventas, Cual debo utilizar ?

Hoy en día cualquier empresa sin importar su tamaño se puede permitir el uso de las técnicas de previsión para la gestión de su plan de la demanda o plan de suministro, control de inventarios y mejora del proceso de aprovisionamiento con mucha mayor facilidad que en años posteriores gracias a la globalización del conocimiento y la era digital. 

Sin embargo una de las fases más importantes en todo proceso de mejora de la previsión de la demanda es la definición de los datos que "Alimentan" las herramientas tecnológicas desarrolladas para esto, entendiendo claramente que esto puede determinar el éxito del proyecto reflejado en los resultados esperados. Es aquí donde surge en ocasiones la gran incógnita sobre que es más recomendable utilizar como dato clave para la definición de previsiones en la empresa. 

Lo primero, Definición de pedidos y ventas

Para avanzar de forma clara y objetiva en este post he querido definir estos dos conceptos de una forma sencilla para así focalizar el contenido y sus posteriores reflexiones.

Pedidos - Ordenes de entrega: entendiendo claramente que los pedidos son las solicitudes de productos ó servicios pre-acordadas y muchas veces cerradas, elaboradas bien sea en forma activa o pasiva, es decir realizadas por nuestro cliente o mediante servicios postventa independientemente de la herramienta ó métodos utilizados para su cálculo, elaboración, autorización y envió. Lo que para una parte es el pedido para el otro es la orden de compra, con lo cual esto puede depender de la posición donde nos encontremos, bien sea del lado del comprador o el vendedor.

Ventas -  Facturación: puede ser interpretada como la facturación del pedido (descripción anterior) o directamente sobre la demanda real del producto o servicio, en este caso claramente el distribuidor minorista, conocido como retail (tienda, e-commerce) es quien contiene más y mejor información en este sentido.

Existen muchas diferencias entre una y otra, pero una de las divergencias mas representativas de estos dos conceptos desde el enfoque de gestión de la demanda es el tiempo, la primera siempre tiene un tiempo de espera que puede ser mínimo; desde horas hasta días e incluso meses. sin embargo la segunda (Ventas) es en el acto, inmediata y concisa lo cual le agrega un elemento clave para la gestión de la demanda que es la "frescura" del dato.

Cuando utilizar los Pedidos o las Ventas ?

Seleccionar el dato según la naturaleza del negocio podría parecer sencillo pero cuando hacemos análisis en compañías con redes de distribución complejas que poseen plataformas ó centros de distribución nacionales, almacenes regionales, nodos de distribución y finalmente centros ó tiendas, es donde comienzan a surgir las dudas sobre que dato seleccionar.

 

Cuando Usar los Pedidos ?

• Cuando el enfoque esta en reducción de exceso
• Cuando se quiere reducir los días de Inventario
• Cuando nuestra empresa no atiende el cliente final, es decir cuando llegamos a distribuidores mayoristas ó a otro que transforma el material ó agrega alguna elemento
• Cuando en general el beneficio viene de pocas referencias/artículos/ítems
• Cuando se tiene en general un alto nivel de servicio de entrega por parte de proveedores >95%
• Cuando tienes en su mayoría lead time medianos y grandes

Cuando Usar las Ventas ?

• Cuando queremos reducir Stock out, Run out, Roturas ó Fallas, como queráis llamarlo.
• Cuando enfocamos en aumentar la rotación del inventario durante el año
• Cuando atendemos al cliente final; el retail distribución es el mejor ejemplo (brick and mortar, ecommerce) 
• Cuando el beneficio está altamente ligado al volumen de unidades vendidas
• Cuando hay alta incertidumbre en la demanda
• Cuando predominan los lead times cortos

Estos "cuando" no son excluyentes, es decir puede existir combinaciones entre ambas, pero seguramente el predominio de una sobre otra ratificara la necesidad de hacer uso del dato sobre pedidos ó ventas, además es claramente necesario evaluar de forma conjunta la empresa, necesidad, calidad y disponibilidad de la información  para definir sobre una u otra, por lo que siempre recomiendo un análisis previo más profundo.

Finalmente espero que este post sea de vuestro agrado y os invito a compartirlo para que entre todos sea posible complementar y mejorar la información en beneficio de los profesionales interesados en estos temas.

Saludos y buen comienzo de semana.

 

Humberto Galasso

Senior consultant DP&F, Stock, compras.

630419317 Bcn/España

8 Competencias Claves para todo Demand Planner & Forecaster

El continuo aumento de aquellas empresas que han decidido perfeccionar este proceso de negocio ha requerido al mismo tiempo una mejora del capital humano encargado de llevar a cabo estas labores, aportar todas las novedades necesarias que requiere 

La dinámica actual del mercado es sin duda alguna un reto al que se deben enfrentar los profesionales en Planificación de la demanda y Forecasting de hoy en día; ciclos de vidas cada vez más cortos, mayor incertidumbre, múltiples factores del consumo, mayor competitividad, multicanalidad, factores de alto impacto externo como la pandemia, son solo algunos de los mas comunes en nuestros días. Por eso de acuerdo a mi experiencia pienso que profundizar, mejorar o iniciar conocimientos para el desarrollo de habilidades en estos Ocho Competencias Claves para todo Demand Planner son una valorable guía para aquellos profesionales que buscan estar al día dentro de esta importante actividad con el objetivo de fortalecer el conocimiento, mejorar la capacidad de anticipación y aumentar las habilidades para las adaptación necesarias en la nueva normalidad. 

1-  Cadenas de Suministros (SC): para nadie es un secreto que cada vez con mayor frecuencia es la dirección de Supply Chain quien gestiona por lo general esta división ya sea de manera integrada con otros procesos o especifica en un área común según el tamaño del negocio.  Por lo tanto, una de las primeras competencias que ha de ser de especial conocimiento por parte del Planificador de la Demanda es esta!, ya que es aquí donde generalmente crece, nace y se desarrolla el concepto planificador de las organizaciones de hoy en día. Así que no es casual que gran parte de los profesionales especialistas en este campo, provengan de alguna actividad relacionada por lo general con la Logística.

2-  Matemáticas y Estadística: aplicaciones prácticas de los conceptos matemáticos y estadísticos a los negocios es también una de las principales competencias o conocimiento que debería profundizar un demand planner,  ¿De qué sirve conocer los “modelos” estadísticos de pronósticos sino sabemos sus drivers, uso práctico, ventajas y desventajas con la información disponible en nuestra organización? Aquí es donde nos encontramos con el verdadero reto de llevar la teoría a la práctica.

3- Visión Comercial: algo indispensable para el profesional dedicado a estas actividades en la organización es: conocer, entender, cuantificar y dimensionar las acciones comerciales, esto significa un importante apoyo para la construcción y mantenimiento del Plan de la demanda, no es posible centrarnos en la matemáticas y estadísticas sin "percibir ó sentir" la realidad comercial, la competencia, estrategias de marketing, entorno de mercado, necesidades, prioridades y enfoques, para garantizar el éxito de una categoría en condiciones “normales” o bien sea dentro de una campaña o promoción. El Demand Planner debe estar para generar valor dentro de la organización e identificar señales que sean valiosas para apoyar el crecimiento de ventas o anunciar posibles descensos no planificados, de lo contrario su función puede verse relegada y sin el suficiente valor agregado.

4-  Sensibilidad Financiera: identificar el impacto de las acciones en la estructura financiera, el flujo de efectivo y el ciclo del capital necesario para garantizar la operación, así como las necesidades económicas de los recursos utilizados para su gestión son otro de los conocimiento fundamentales con los que debe contar el planificador de la demanda, ya que sin lugar a duda todo ese esfuerzo también debe verse reflejado en la liquidez, ciclo del efectivo y rentabilidad practica del negocio, de lo contrario no tendría un efecto valioso y cuantificable de forma monetaria. Contar con una visión integrada del negocio que pase también por el aspecto económico es de gran utilidad para la toma de decisiones.

5-  Alto dominio de Hojas de Cálculo:  si bien es cierto el 99% de los procesos de planificación se desarrollan en su primera fase con la ayuda de Hojas de cálculo (xls), de aquí la imperante necesidad de perfeccionar día a día en el manejo de fórmulas, tablas dinámicas, comandos específicos, complementos como el Solver, Macros, exportación e importación de datos, etc. Por suerte existen algunas soluciones de coste muy competitivo que se integran a las hoja Excel y mejoran en muy corto tiempo la gestión de la demanda & previsiones en su etapa inicial, es una excelente opción cuando no es posible hacer inversiones altas en softwares integrados. Estas herramientas deben contener como mínimo funcionalidades para la limpieza de datos, selección de modelos, análisis de kpis de previsión, agrupaciones y opciones de reportes para su análisis, si quieres conocer una opción interesante te podría recomendar alguna en este enlace:  toolkit. (SFA, Software+Formación+Análisis de datos)  

6-  Conocimiento de soluciones de mercado:  Seria ideal contar con una experticia en paquetes relacionados con DP&F ya que facilita el entendimiento, mejora y avance dentro los procesos, porque claro está que no todas las herramientas de gestión de la demanda lo hacen de la misma forma ni con las mismas técnicas-modelos. En la actualidad existe una amplia variedad de soluciones que una vez definida las necesidades permiten automatizar gran parte del proceso y obtener excelentes resultados en términos de productividad, precisión y calidad de previsiones que luego pueden ser integrados en el ERP o como parte de un modulo que luego gestiona las necesidades de aprovisionamiento dentro de uno o mas centros de gestión. La gran mayoría de proveedores de ERP´s ya tienen este tipo de módulos, pero muchas veces resultan muy costosos y en ocasiones complejos, sin embargo existen soluciones que se han especializado en este campo y ofrecen una excelente relación costo/beneficio y son sin lugar a duda una excelente opción a tener en cuenta para todo tipo de proceso de selección de estas herramientas.     

7-   Gestión avanzada de Datos: sin duda alguna una de las más importantes cualidades del profesional del DP actual ! Hoy en día con la gran cantidad de datos nos obliga a un entendimiento claro, continuo y permanente de las tecnologías disponibles para el tratamiento de datos como la: integración, análisis, desarrollo, optimización, compatibilidad, manejo y administración de bases de datos, existen una gran variedad de cursos que fortalecen las habilidades en SQL, algo es de gran ayuda para extraer información, automatizar reglas de negocio, diseñar vistas que luego pueden “llevarse” a hojas de cálculo mediante conexiones ODBC´s y complementar análisis o reportes con alto valor agregado dentro del proceso.

8-   Poder de negociación y conciliación: algo que debemos practicar muchas veces, al existir intereses en diferentes áreas, siempre es bueno encontrar los puntos en común entre las partes para llegar a los acuerdos estratégicos. Por lo general esta competencia es altamente valorada en la gestión del S&OP (Sales and Operation Planning), no es solo trabajar con los datos sino saber adaptarlos e integrarlos a otras áreas en donde apoyen las tomas de decisiones anticipadas. de igual forma el carisma y empatia son también aspectos claves y necesarios, saber interactuar con los responsables directos-indirectos y lograr "sacar" lo mejor de cada quien!, con ayuda de estas habilidades "Soft" es posible generar confianza, apoyo interno, soporte y proactividad en la detección de variaciones, modificaciones ó ajustes en los Planes de la Demanda.

Estas son a mi manera de ver parte de las competencias indispensables que todo Planificador de la Demanda debería conocer, mejorar y profundizar según el nivel de experiencia y conocimiento que tenga. 

Por lo tanto los invito a hacer una "autoreflexión" sobre estos puntos y de esta manera identificar donde es necesario adquirir habilidades o conocimientos para diseñar acciones a cubrir las necesidades de formación y auto-aprendizaje con el objetivo de agregar mayor valor dentro de la organización.

Saludos y feliz jornada!

Humberto Galasso

Consultoría en DP&F

email: humbertogalasso@gmail.com

Planificación de la Demanda y Previsiones, Que opciones existen ?

Cuando internamente se decide adelantar un proyecto de mejora del sistema de Previsiones ó pronósticos, existen una cierta cantidad de preguntas que es bueno empezar a resolver, y una de las mas importante es:  Definir que Tipo de Solución necesito realmente ?

Por tal razón he querido ilustraros sobre las Principales Soluciones para la elaboración y gestión de pronósticos, ya que sin lugar a duda existen una variedad de “productos tecnológicos”  que nos pueden ayudar en mayor ó menor medida a lograr los objetivo que nos proponeos, con respecto al modelo de previsión de la demanda que adelantemos actualmente en nuestra organización.

1. Hojas de cálculo.

Son las tradicionalmente y altamente utilizadas por la mayoría de usuarios necesitados de realizar previsiones, desde el "estallido" de las hojas de cálculo no ha dejado de crecer su uso como herramienta fácil y sencilla para dejar volar nuestra imaginación y también para plasmar las teorías y ponerlas en práctica. Inclusive hoy en día tienen “complementos” que resuelven ejercicios estadísticos con su cuestionada precisión en algunos casos, pero que sin embargo dan una gran y valiosa oportunidad para probar, analizar, modelar y luego decidir en programar, tal vez..!!!  Excel es sin duda el mas utilizado y lidera por amplia mayoría sobretodo en los "primeros" pasos dentro del proceso de gestión de la demanda y las previsiones.

2. Software Estadísticos.

Como su nombre lo indica son herramientas informáticas con un enfoque altamente estadístico, en donde no solo es posible encontrar modelos de previsiones sino también pruebas de confianza, selecciones de muestras, análisis de probabilidad, etc. Generalmente permiten un amplio abanico de modelaciones y técnicas que requieren de personal altamente calificado para “sacar” el verdadero potencial del producto informático. Algunas de las marcas mas reconocidas en este segmento son: SPSS (IBM), Autobox, Minitab, eViews, Stata, Statgraphics, etc.

3. Software de Pronósticos Comerciales.

En esta clasificación he querido incluir aquellas herramientas que a lo largo del tiempo han venido mejorando para convertirse en elementos de apoyo de los pronosticadores profesionales aplicado a los negocios, es decir el Business Forecasting, aquí es posible encontrar módulos específicos de herramientas comerciales de grandes marcas como IBM, Oracle ó SAP. La principal habilidad de este tipo de herramientas es la capacidad de completar las técnicas y métodos de pronósticos, es decir podrás encontrar modelos como Croston, ARIMA ó Winter, que por lo general las hojas de calculo como Excel no manejan por defecto, además puedan que faciliten la carga de datos en forma masiva, depuración o limpieza de datos, selección de modelos por reglas automáticas o manuales según parámetros configurables, posibilidades de agregación de datos por familia, centros, Top Down or bottom Up, resultados en datos y gráficos, así como una gama de reportes que pueden venir desde algo estándar hasta llegar a modelos tipo ejecutivo o analítico. En esta categoría de herramientas de previsión podemos encontrar: Forecast Pro, Forecast Xpert, Demand Forecasting (JDA), Forecast management, EZ forecaster, Predicta Solutions, PREEForecaster, Smart Software, etc.

Solo algunos de estos softwares vienen como herramientas que se instalan como complementos a la hoja de cálculo Excel, lo cual facilita enormemente la integración de datos así como la gestión de los mismos, mientras que otros tantos requieren de una plataforma “externa” para desarrollar este trabajo, Sin embargo la falta de interconexión estandar en algunos de ellos es una de sus principales desventajas.

4. Software de Gestión de la Demanda & Pronósticos.

En este punto es posible identificar las herramientas que no solo apoyan la creación pronósticos, sino que contribuyen a la gestión de los mismos, es decir permiten administrar de forma masiva, segura y controlada aspectos como: definición de parámetros de actualización, controlar los cambios (quien?, cuanto?, cuando? por que ?), mantener toda la información en una sola plataforma, controlar los indicadores de gestión del pronóstico para tomar las decisiones de actualización o prioridades, modificar de manera masiva y controlada, alertar sobre posibles subestimaciones ó sobrestimaciones, disponibilidad actualizada de datos en todo momento, menos tiempos muertos en puesta a punto, programación de rutinas estándar, clasificación de las previsiones, por mencionar algunas de sus características principales.

Estas soluciones generalmente vienen integradas ó hacen parte de un modulo de soluciones más amplias que pasan por la Gestión del Inventario y luego el Aprovisionamiento, sin olvidar otros “extras” para facilitar la gestión de promociones, KPI´s, Calculos del ABC, Asignación-Allocation, Generador de pedidos, Gestión de ordenes de compra, fiabilidad del Proveedor, Simulaciones, Agregaciones, etc.

Los ejemplos más representativos de estas soluciones los podemos encontrar en desarrolladores de este tipo de soluciones que podríamos llamar “especialistas” o "best of breed", y son aquellos que han focalizado su investigación y mejora en este campo. Algunas de las herramientas mas conocidas hasta el momento son: Atlas Planning Suite (Jhon Galt Solutions.), Service Optimizer (Toolsgroup), Logility, Manugistic (JDA), APO Advanced Planner Optimizer (SAP), SaaS Demand Forecasting, Demand Planning (Infor), Microsoft Dynamics Demand Planner, Silm4, Forecast Solutions, RELEX, FIRM software, Demand Works, Avercast, MAR-IW, Herlitz, Slimstock, etc.

5. Desarrollos a Medida dentro del ERP.

He querido incluir este ultimo, porque no hay que negar que en muchas ocasiones existen empresas donde se han llegado a desarrollar distintas soluciones de la demanda, haciendo uso de los recursos internos para la definición, planteamiento, desarrollo y puesta en marcha, yo personalmente he tenido la oportunidad de ver excelentes resultados en ERP tales como AS400, JDE y seguramente existen infinidad de experiencias en este campo, si sabes de alguna seria interesante conocerlo !!!

Cuando es mejor uno que otro ? pues bien depende de varios factores, pero esto lo podemos comentar en otro post, ya que no es una pregunta fácil de responder. Sin embargo es importante comentar que las herramientas para mejorar los "Pronóstico! están hechas para mejorar las ventas, aumentar las rotaciones, reducir los inventarios, evitar los stock outs y minimizar sus costos, con lo cual se debe evaluar la necesidad para luego definir la inversión el el tipo de solución que mas convenga al negocio en términos de inversión y resultados.

En este post no incluyo servicios en la nube como Saas (Software as a Service), que hoy en día son una buena opción para la gestión de la actividad de pronósticos, ya que considero que deben ser parte de otro debate más profundo.

Ya que no he mencionado a todos los que debería..!, si sabes de alguna herramienta/solución/software adicional te agradezco que lo menciones para incluirla en futuros análisis, Muchas gracias.

Humberto Galasso

Senior Consultant

630 419 317