Cuanto debería ser tu Shrinkage, Error ó Diferencia de Inventario ?

Llega el cierre fiscal de muchas empresas de distribución al mayor y/ó al detal  y es el momento del Inventario anual, algo que es tanto un requerimiento fiscal como una necesidad imperante para conocer de primera mano la calidad, el estado y la situación “real” de nuestras existencias físicas de inventario. 

No existe un mejor momento durante el año que permita integrar tantos recursos en la organización para un fin común en un espacio de tiempo tan corto, ya que a todos nos interesa saber en qué condiciones se encuentra el inventario de la organización desde el gerente general hasta el asesor/vendedor/reponedor del Punto de venta, establecimiento comercial  ó Centro de Distribución (Plataforma Logística.)

Es el momento también donde se decide aprender del pasado y corregir los errores, es muy frecuente poner en la práctica los nuevos procedimientos y actividades durante las etapas Pre-In  y post de esta actividad, ya que sin lugar a duda el aprendizaje continuo es la mejor forma de mejorar este proceso  para hacerlo lo más fiable y rápido posible, y cuando digo rápido es verdaderamente rápido,  no es posible dejar de recordar aquellos tiempos donde un inventario conllevaba el cierre durante  mínimo un día con jornadas de mas de 14 horas continuas para certificar la veracidad de un inventario de almacenes ó punto de venta. Pero afortunadamente las cosas han cambiado y hoy en día contamos con múltiples herramientas  tecnológicas y procedimiento que permiten reducir esta largas jornadas del ayer en actividades mucho mas dinámicas y confiables; lectores de mano,  terminales portátiles, programas especializados ó algoritmos diseñados de forma propia son solo algunas de las herramientas que permiten hacer mejor las cosas, claro !, siempre y cuando exista una sincronización excelente del equipo responsable !!!

Pero bueno para hablar de esto hay que tener claro de que se trata, el Shrinkage también llamado contracción, error de inventario, diferencia de inventario ó perdida desconocida  del Inventario. La forma de cálculo no es más que la diferencia entre la información en los sistemas de información y el resultado del inventario físico, divido entre las ventas del periodo de análisis (ver figura siguiente). en algunos casos puede ser representado como una cantidad económica ($, €), pero generalmente se expresa como valor por ciento de las ventas (%), que seria:

En general las causas de esta diferencia se le atribuye a Hurtos (continuos ó esporádicos)  por parte de personal interno ó externo, mientras que el resto de causas son errores operativos, productos averiados, fallos en sistemas, perdida de información, etc, etc. Inclusive algunos estudios afirman que las causas más comunes son: hurtos internos 42%, hurtos externos 32% y el resto  por errores de sistemas, procesos ó personas 26%.

Finalmente lo que se quiere es determinar Cuanto inventario se esta “perdiendo” , Donde ? y Por qué ? para así desarrollar actividades firmes y contundentes para evitarlo, por eso Os adjunto algunos estándares mundiales sobre esta indicador de calidad del Inventario  para que sirva de guía y orientación (en caso de que no aparezca vuestro sector, por favor envíame un e-mail y trataré de ayudaros)

Acceso a vista dinamica del grafico:chart

No tener error de inventario sería lo ideal, sin embargo la realidad es que existe y existirá !!! Pero cuanto puedo permitirme ? Pues bien lo mínimo. Y para saber cuánto puede ser el “mínimo” que mejor que contar con los benchmarking de las industrias semejantes,  al tener esta información nos da una idea de cuánto podría ser el límite máximo ó hacia donde se debería establecer una meta objetivo para el actual ó futuro cálculo de este indicador de calidad del Inventario.

Cabe anotar que hacer un análisis por categoría y ubicación permiten identificar de mejor forma donde trabajar primero para obtener el mejor resultado con el menor esfuerzo  posible y de esta manera priorizar las acciones, inversiones ó tecnologías necesarias para no perder de vista este importante indicador.

Saludos y espero que haya sido de vuestro agrado e interés esta información. Si tenéis alguna duda ó comentario por favor envía un email y trataré de ayudaros.

Humberto Galasso

Demand Planning, Forecasting, Inventarios y Aprovisionamiento

Supply Chain & Retail

Spain.

Los post más leídos en 2013

El año se acaba y siempre es bueno reflexionar sobre lo hecho hasta el momento y plantear los nuevos retos del año siguiente y en este caso contando por supuesto con las opiniones recibidas, comentarios y sugerencias recibidas por diferentes profesionales y amigos a lo largo de estos meses, es por eso que quiero compartir con vosotros el Top 10 de los post mas leídos durante el año 2013 en mi blog.

Además aprovecho la ocasión para agradecer sus comentarios, sugerencias y recomendaciones ya que sin lugar a duda son el motivo que me siguen impulsando a multiplicar el conocimiento y aportar las mejores soluciones en este campo de trabajo, que a pesar de ser muy focalizado en un tema en concreto como es la Planificación de la Demanda y el Forecasting ha tenido una muy buena acogida e interés por parte de profesionales de diversos sectores-países (Gracias a la magia del Internet...) que ven en estos artículos una idea, un complemento, una solución ó reflexión a como mejorar su desempeño. Mis mejores deseos y muchos éxitos durante el próximo año 2014.

Top 10 de los post mas leídos durante el año 2013

1. PLANIFICADOR DE LA DEMANDA, DIFICIL Y CRITICO DE CUBRIR... 
2. TRES AREAS DE SOLUCIONES BÁSICAS EN LOGISTICA DEL RETAIL
3. Algunos, Que ? y Como ? de la distribución en ZARA  
4. Donde aplican Forecasting los Retailers ? 
5. El Forecasting es Extremadamente Importante en RETAIL 
6. Tips TOP 10 de Forecasting on Retail (1º parte) 
7. Planificación de la Demanda en Retail; Top Down or Bottom Up ? 
8. (2º PARTE), Tips TOP 10 Forecasting on Retail 
9. 10 Tips para la selección de un Software. 
10. Guia en Demand Planning 

Humberto Galasso
Bilbao-Spain
e-mail: humbertogalasso@gmail.com

Bottom Up, el enfoque para gestión de la demanda en redes de Distribución Modernas.

Reaprovisionamiento de Tienda-PV manejado por la demanda del cliente,

Tal como se comento anteriormente Enfoque Top Down, las reglas de pedido de aprovisionamiento bajo principios Min/Max son utilizados con frecuencia cuando no se cuenta con pronósticos a nivel de sku por tienda, esta técnica simplemente establece un stock disponible para determinar los requerimiento de aprovisionamiento totales, saber que se va vender la próxima semana, mañana ó inclusive cuando venderemos más tarde no son aspectos con los cuales se pueda contar para su uso interno en las operaciones. Por el contrario en el pronóstico a nivel de tienda, la posición del stock y demanda futura del cliente están totalmente disponibles para establecer los requerimientos de aprovisionamiento con el nivel de detalle deseado.

Tener visibilidad futura de la demanda y los requerimientos de aprovisionamiento a nivel de tienda  por semana ó días en el futuro, son esenciales para maximizar el potencial de ventas,  evitar las ventas perdidas y optimizar los niveles de inventario en la organización de distribución, especialmente en actividades tanto corrientes como estacionales ó promocionales.

Cada inventario de tienda tiene su propio perfil de demanda,

Un tamaño de ajuste para todos por igual, ha sido común en las políticas de aprovisionamiento de stock Min-Max, sin embargo en redes de distribución modernas puede ser complementado con sistemas de forecasting para dar paso a una gestión propia de cada establecimiento. El inventario requerido para una tienda ó Punto de Venta se convierte en algo único para los requerimientos de la demanda de sus clientes con un nivel de pronóstico detallado. Sin este nivel de precisión no es posible hacer entregas consistentes a través de la red de suministros, balancear inventarios y minimizar los costos operacionales.

 Cadena de Suministros Sincronizada

En una planificación con enfoque Bottom Up, no es necesario el pronóstico del centro de distribución para definir las cantidades de las ordenes de compra totales. El Plan de requerimientos de Distribución (DRP) puede ser obtenido directamente a través de la sumatoria  simple de los requerimientos de aprovisionamiento de las tiendas, hasta el nivel de centro de distribución regional, nacional ó almacén necesario según la estructura logística interna, eliminando los “supuestos” y mejorando la alineación de la reposición y compra a través de un sistema integrado de planificación metodológica. El error intrínseco de elaborar previsiones agregadas desde las plataformas logísticas (nacionales ó regionales) para luego establecer los requerimientos aprovisionamiento a las tiendas se elimina totalmente, mientras que se fortalece el alineamiento de la cadena de suministros a través de un “conjunto único de números fiables, robustos pero sencillos de administrar” en las funciones de Compras, Ventas, Logística y finanzas de la cadena de suministros.

En conclusión una metodología de planificación de la Demanda de Abajo hacia Arriba  ó Bottom Up en el sector distribución-retail genera oportunidades, ventajas y beneficios en:

•  Uso verdadero y fiable del DRP (Demand Replenishment Planning)
• Optimización de costos y nivel de servicio de forma eficaz y eficiente.
•  Adaptación de planes operacionales a diferentes escenarios futuros, facilitando actividades de simulación. What If ?
• Gestión especifica de patrones de la demanda estacional, intermitente, promocional, etc., a nivel de producto ó estructura de productos.
•  Mayor flexibilidad para la gestión de patrones de ventas propios de cada tienda.
• Visualización del Horizonte de previsión (Días, semanas, mes, año)  para facilitar negociaciones, apoyo a proveedores y planificación de operaciones.
•  Reducción  sólida de la incertidumbre, permitiendo acciones más acertadas.  
•  Información adaptativa según las áreas implicadas (Compras, Ventas, Logística, Finanzas)
• Facilidad en la Integración de las previsiones de ventas económicas con previsiones teóricas soportadas en el comportamiento del mercado.
• Alta precisión sobre las tendencias de compra por parte de los clientes a nivel detallado.
• Elevado potencial de Agregación ó Desagregación tridimensional (vertical, horizontal y profundidad)
• Facilidad  de conversión en dinero ó unidades y viceversa (Und-€), algo altamente utilizado en las actividades de distribución al mayor ó al detal, en donde encontramos unidades de negocio internas que requieren por ejemplo: información acumulada superior en dinero (Finanzas), acumulado en unidades y dinero (Compras),  Unidades detallado por centro (Aprovisionamiento), como hacer esto sin una completa visión al detalle mínima ? la respuesta está en enfoques Bottom up !

En general la empresa adquiere la capacidad de lograr resultados específicos en servicio al cliente, nivel de inventarios y costos, al tener procesos de pronósticos, aprovisionamiento y compras continuas de forma integrada.

En futuras entregas tomaremos en consideración algunas de las recomendaciones mas importantes para el diseño del proceso de Planificación de la Demanda a nivel de tienda ó punto de venta.

Espero que les haya gustado esta serie de entregas y Os invito a conocer futuros temas de interés en este importante, valioso e interesante tema de actualidad para las organizaciones que tienen ó piensan en convertirse en REDES DE DISTRIBUCIÓN MODERNAS.

Saludos

Humberto Galasso

 

IMPACTO DEL CLIMA EN LAS VENTAS Y EL INVENTARIO

Algo que resulta evidente muchas veces esta solo controlado por la INTUICIÓN, muchos gestores de ventas, compras inventarios, logística ó Supply Chain, comparten la misma afirmación:

Las ventas de X producto está influenciada por el clima ! Que si hace calor ó frío, llueve ó nieva !!

Sin embargo siempre están el resto de inquietudes sin responder:

COMO me afecta la condición del clima a mis ventas ? muy fuerte, fuerte, débil, leve ???

CUANTO es el impacto de esa condición en mis VENTAS e INVENTARIO ? Euros(€), unidades, etc ???

No saber con cierto nivel de certeza esto, puede marcar una diferencia importante en el cumplimiento de objetivos comerciales al igual que en las operaciones de aprovisionamiento altamente impactadas por pedidos "adelantados" ó "atrasados" , al  igual que su correspondiente rotura de stokcs ó excesos de productos tal vez no necesarios por el momento.

A través de mi experiencia he realizado estudios al respecto y es muy interesante ver los resultados encontrados, cosas que antes parecían evidentes, realmente no se cumplen en todos los casos, impactos que se creían muy "débiles" resulta que son mas bien "fuertes y con alta importancia", zonas geograficas que parecían con alto grado de dependencia del clima "cálido" se veían "beneficiadas" por la temporada de lluvia, entre muchas otras situaciones.

Un ejemplo de los impactos del clima en las ventas son:

Sin embargo pienso que lo más importante que se logra entender con este tipo de estudios es mejorar la CERTEZA del impacto de las variables del clima en determinada categoría, producto ó ubicación geográfica. Algo que muchos retailers de talla mundial lo están haciendo hace ya un buen tiempo. este impacto condicionara por supuesto las decisiones de Compras, Ventas y Aprovisionamiento, que son al final  los mas interesados en saber como EL CLIMA AFECTA SUS VARIABLES.

Es importante aclarar que al encontrar la respuesta a estos impactos y poder "traducirla" en acciones automáticas en los sistemas internos, es el gran reto del gestor de esta información en el distribuidor ó retailer y es parte de la evolución en cierta forma "natural" de los sistemas modernos de gestión de ventas e inventarios. Lamentablemente no todos están preparados para asumir esta información en los sistemas actuales, que deben pasar primero por etapas de "caminar" para poder llegar a "volar"...

Os dejo con un enlace por si queréis descargar la imagen del post.
Impacto del Clima en Distribución 

Si te interesa saber más sobre este tema no duden en consultar, envíame un e-mail y hablamos al respecto.

Saludos

Humberto Galasso
Senior Consultant
humberto.galasso@forecast-solutions.com

10 Tips para la selección de un Software.

Seleccionar una herramienta informática que apoye la mejora de un proceso en cuestión, es y será siempre una decisión importante en las organizaciones y si bien requieren de su tiempo, es importante considerar que el tiempo es dinero y hacerlo tarde puede ser la diferencia entre ganar ó perder miles de euros, por lo tanto contar con una metodología organizada nos ayuda a reducir los riesgos y alcanzar los objetivos en el tiempo esperado, cumpliendo así con las expectativas internas en estos procesos de mejora continua.

Hacer uso de estas sugerencias ayuda a tomar la mejor decisión en la selección de soluciones de software, aportando mayor eficiencia y eficacia, Tal vez no estén todas las que son, pero son todas las que están, por lo tanto parase a “reflexionar” nos minutos sobre estos aspectos nos pueden ayudar enormemente en esta actividad.

1. Investigue y haga una lista completa de sus requerimientos antes de ir a cualquier parte y sumergirse en folletos, características, casos de estudio y referencias. Esto le evitara perder mucho tiempo y focalizar soluciones propias de su necesidad, sector y alcance.

2. Haga una búsqueda Profesional, dependiendo de las necesidad es importante hacer una ruta de búsqueda efectiva, la búsqueda con palabras claves en internet y las redes profesionales como Linkedin son una muy buena herramienta para iniciar. Participar en debates de grupos de redes profesionales ayuda a conseguir las mejores propuestas para evaluar. Les sugiero buscar por palabras claves y aplicar los filtros de País (en este caso España) en un comienzo, y luego ir ampliando la geografía a medida que se investiga.

3. Evalué todas las soluciones posibles, en la actualidad existen muchas herramientas al alcance de todos y “no siempre la más costosa es la mejor”, hoy en día el acceso a las tecnologías de información es cada vez más accesible para todos, solo depende de investigar, contactar y preguntar. No se deje llevar solo por las referencias de clientes, en muchas ocasiones estos “grandes clientes” adquirieron solo una pequeña parte de las soluciones y no el conjunto.

4. Apóyese en expertos para servir de filtro, es una muy buena práctica para realizar la selección de las herramientas informáticas, y son de gran ayuda para tener objetividad en la identificación, evaluación y selección de soluciones tecnológicas, investigue sobre las experiencias de los asesores ó consultores en la especialidad que está necesitando. Las certificaciones de organismos internacionales son una buena guía. Ejemplo, en Supply Chain podrían ser  APICS, IBF, etc.

5. Evite utilizar el Software para resolver problemas, las soluciones informáticas no están hechas para tomar decisiones por usted ó corregir sus procesos, las soluciones existen para soportar los procesos, hacerlos mas rápidos, confiables y eficientes, por lo tanto asegúrese de que el proceso es el correcto. Haga una comprobación experta de procesos previa si es necesario, muchas firmas de software ofrecen servicios de Consultoría y Formación que pueden negociarse de forma integral con la solución.

6. Involucre a las personas, encargados y responsables desde el comienzo, para que ellos rápidamente lo sientan y se apropien del mismo, hacer una entrega de la solución en el momento final de la implementación genera una alta resistencia al cambio.

7. Sea Justo y equilibrado con las firmas de software, si usted permite que accedan a “hablar con el director general”, debe ser para todos y evitar los privilegios de algunas pocas, esto mantiene claridad y transparencia en el proceso de selección. Informar sobre los tiempos y situación del proceso a los “opcionados”  demuestra seriedad y responsabilidad en esta labor.

8. Sea Cuidadoso y Aclare todo lo que pueda las funcionalidad del software y como estas se adaptan a sus necesidades, sino se cumplen en su totalidad, pueda que sean necesarios desarrollos ó aplicaciones adicionales y esto conlleva tiempo e inversión. Elaborar un checklist es recomendable.

9. Cuantifique tanto como sea posible los retornos de inversión (ROI), plantearse objetivos desmesurados puede generar decepción, mientras que aquellos poco retadores no estimulan la creatividad ni el entusiasmo necesario, el benchmarking y la opinión de expertos son útiles. Hacer escenarios es una buena práctica en este sentido.

10. Preseleccione por técnica Multicriterio, tenga como mínimo 2 ó 3  propuestas comerciales antes de tomar una decisión, con la lista de chequeo como base, liste las funcionalidades mas importantes con su resultado por proveedor tanto su calificación cualitativa como cuantitativa, luego aplique la tecnica multicriterio adecuada y ordene de mayor a menor el resultado de la puntuación de las alternativas. El uso de Técnicas  Objetivas Multicriterio (si quieres información especifica en TOM no dudes en consultar...) apoyan en alto grado la mejor decisión al respecto, sin embargo no dejan de ser Objetivas y pueden haber aspectos que es muy complicado “valorar” para tomar la decisión.

Finalmente estos tips pueden ser aplicados para diferentes soluciones tecnológicas tanto software como hardware y solo depende de la curiosidad, motivación y destreza del responsable para su aplicación.

Un Saludo y seguimos en contacto,

Humberto Galasso

Senior Consultant

www.slimstock.com

TOP DOWN EN PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA, ENCANTO AL DESCUBIERTO !

En blog´s anteriores hemos examinado dos enfoques utilizados en la planificación de la demanda y el forecasting, conocidos como: de Arriba hacia Abajo ó Top Down (pronósticos de nivel agregado) y de Abajo hacia Arriba ó Bottom Up (pronósticos a nivel de tienda), (blog Septiembre 2013). Pues bien ! en esta entrega, veremos las principales características y practicas comunes del enfoque Top Down, además de entender porque uno de sus principales “encantos” genera al mismo tiempo complejidad, ineficiencia y cargas de trabajo adicionales en la cadena de suministros y en especial su efecto sobre el aprovisionamiento.

El diagrama ejemplo del enfoque Top Down (blog de Sept 2013 Top Down or Bottom Up), las tiendas en ambas localizaciones geográficas (Catalunya-Andalucia) son atendidas por un centro de distribución ubicado en Madrid, las previsiones son agregadas a nivel de cada provincia para crear una compra global, utilizando este input como la base para pronosticar las necesidades de compras nacionales, lo cual es útil y al mismo tiempo sencillo, sin embargo no genera una foto completa y realista del panorama, impidiendo llegar a niveles de detalles de Cuanto ?, Cuando ?, Donde ? y Que ? se va ha vender en cada Tienda, centro ó establecimiento, evitando así una relación uno a uno, es decir cada sku en cada store.

A este nivel, existen tres factores fundamentales que influencian los requerimientos de compras en toda red de distribución:

1. Ventas futuras.
2. Stock corriente versus Stock deseado en tienda.
3. Tiempos de entrega en tiendas (lead times)

El enfoque de Arriba hacia Abajo se pierde de vista los dos últimos factores (stock y lead times)   que influencian  las necesidades de compras, favoreciendo así las acciones tardías, cantidades escasas, ó por el lado contrario, anticipaciones muy amplias y cantidades elevadas, con sus correspondientes efectos a nivel de perdida de ventas ó excesos de productos, lo que a su vez genera incidencias en el campo comercial, logístico, operativo y financiero, en conclusión afecta en gran medida la capacidad de ”sincronización” de la cadena de suministros, lo cual genera sus correspondientes efectos nocivos en los costos, ventas, márgenes, inventarios  y costos.

Efectos Nocivos del enfoque Top Down en el proceso de Aprovisionamiento

Tal como hemos mencionado, los pronósticos agregados (Top Down) no permiten manejar un reaprovisionamiento de tienda centralizado de manera eficaz y eficiente; por lo tanto otros métodos son necesario para satisfacer esta necesidad, es aquí donde la regla de aprovisionamiento Min-Max tiene su mas frecuente aporte; la tienda establece una cantidad fija máxima, que se debe alcanzar cada cierto punto mínimo de disparo ó lanzamiento, asumiendo unas ventas “constantes” y dando lugar a popular gráfica de “diente de sierra”  que expresa el movimiento del stock en la tienda (ver figura). Sin embargo cuando se presentan patrones de ventas volátiles como las temporadas, ventas promocionales, canibalización de marcas, competencias cercanas y hasta el clima, el resultado del movimiento del inventario puede ser bastante diferente, reflejando situaciones de desabastecimiento como las expresadas en  lado inferior-derecho de la imagen adjunta.

En el ejemplo superior izquierdo, se asume una condición de ventas constantes,  (algo muy poco común en los entorno actuales de mercado) mientras que en su correspondiente del lado derecho se observa un comportamiento atípico, resultado de un pico de ventas no planificado (promoción, estacionalidad, etc.) lo cual puede llevar a la tienda a una posición de falta de stock-rotura, deficiente nivel de servicio, muy posiblemente su efecto económico en ventas perdidas, presupuestos sin cumplir, bajos ROI, deficiente GMROI, etc.

Pues bien muchas organizaciones minoristas que utilizan esta metodología Top Down, deciden cubrir este riesgo con los tradicionales stock de seguridad lo cual genera una inversión adicional en producto que limita la liquidez, aumenta el riesgo de obsolescencia, mayores costos de manejo de inventarios entre otros factores que finalmente erosionan los beneficios, aportando así una respuesta efectiva, mas no eficiente en la gestión del inventario. En otras ocasiones bajo entornos de alta estacionalidad ó actividad promocional se decide fijar  cantidades máximas, lo suficientemente altas como para cubrir los picos de la demanda, llevando al negocio a situaciones similares a lo comentado anteriormente.

Compras y Aprovisionamiento al no tener integrada la gestión de la demanda se ve obstaculizada por la falta de visibilidad, lo cual genera altas ineficiencias en el cumplimiento de las demandas estacionales y promocionales, así como stock´s requeridos que no se ajustan a los cambios de los patrones del consumo. 

Generalmente este tipo de enfoque mantienen un alto nivel de Subjetividad tanto para la consolidación como para su desagregación a nivel operativo (Replenishment), creado además un entorno organizacional que puede restar movilidad de los recursos, flexibilidad en los equipos, así como una alta “dependencia”  de  “gurus” en la organización quienes con un cierto nivel de confianza (muchas veces no calculado) dictan las tendencias del mercado de acuerdo a su percepción y métodos en cierta forma de “caja Negra” para el resto de los involucrados en el proceso de planificación de la Demanda, desfavoreciendo el aprendizaje, innovación, gestión del cambio y mejora continua..

En enfoque Top Down provee de una respuesta simple a la planificación de la demanda que limita el desempeño de los stock, facilitando la permanencia de costos que podrían evitarse dentro de la cadena de suministros.

Lo bueno es que existen otras maneras de hacer las cosas !!!  Posteriormente veremos como el enfoque de gestión de planificación de Abajo hacia Arriba (Bottom Up) ayudan a superar de manera  rentable, fiable, rápida y eficiente las dificultades comentadas aquí.

Si tienes alguna duda en especial o necesitas orientación al respecto envía tus inquietudes al siguiente correo: humbertogalasso@gmail.com o simplemente has tu comentario directamente en el blog.

Hasta pronto,

Humberto Galasso
Retail & Supply Chain
humbertogalasso@gmail.com