(2º PARTE), Tips TOP 10 Forecasting on Retail

2º PARTE

Tal como habia prometido Os hago la segunda entrega del Top 10 de los Fundamentos del Pronostico en el sector del retail, para asi completar esta guia de orientación y ayuda en la gestión efectiva del pronostico y por consecuencia en la Planififación de la Demanda.

6. Haga un Calendario de Re-Pronósticos.

Es importante calendarizar las actividades de revisión, seguimiento y control del pronostico, de acuerdo a la estrategia diseñada para mejorar la precisión, estableciendo unas actividades rutinarias, disciplinadas y constantes, seguramente obtendremos los resultados esperados. Como hablamos en la anterior entrega no todo debe ser re-procesado, solo lo que necesariamente lo exige.

7. Defina claramente los indicadores

Los Indicadores del pronostico pueden ser directos e indirectos, aquellos que definitivamente inciden en los resultados como medir que % de productos están subestimados (semana-mes) y como se comporta esto con el nivel de stock out, exceso, rotación ó días de inventario. Claramente sabemos que lo que no medimos no controlamos, una vez definido los indicadores hay que empezar a construir la historia compararnos con las referencias del mercado (benchmarking) y adoptar los cambios necesarios. Utilizar en orden de importancia WMAPE, MAPE, Bias y Attainment (Actual/Forecast) son de gran ayuda e indispensables en la gestión del proceso, recuerde priorizar el cumplimiento estos kpi´s, iniciar con desviaciones del 10% sobre los referentes de mercado es un buen comienzo que luego debe ser replanteado de forma progresiva.

8. Deje que los sistemas trabajen para usted

Efectividad vs. Eficiencia, automatice tanto como le sea posible los procesos rutinarios, mientras mas logre automatizar mas tiempo tendrá para revaluar, mejorar ó construir nuevos procesos de limpieza, re-pronósticos, validación, análisis, cargue, extracción, agregación y analisis, etc. Esta comprobado que la gestión masiva de datos es como mínimo igual de eficaz, pero mucho más eficiente que cuando esta responsabilidad se delega en cargos generalistas, es hacer diez veces más con veinte veces menos.

9. Priorice, hay cosas Urgentes y otras importantes

Todo no puede hacerse el mismo día ó semana priorice las actividades elaborando una tabla de doble entrada donde señale la importancia y la facilidad para hacer la previsión, haga  primero lo mas fácil, deje para el ultimo lo más complejo y poco provechoso para el negocio, el uso combinado del ABC con el análisis de Coeficiente de variación (COV) ayudan mucho en esta tarea.

10. Asegure la Formación y el reciclaje continuo

Diseñe un plan anual de formación que debe ir acompañado de afiliaciones a organismos especializados como (IBF, IFI, APICS, etc…) y evite consolidar todo el conocimiento en un solo recurso, a menos de que se tenga una disciplina muy organizada de documentación. El conocimiento (Know How) es una de los grandes valores de este proceso y su consolidación son claves fundamental para lograr los objetivos planteados.

Si bien es cierto las anteriores situaciones pueden haber sido ya superadas ó se encuentran en proceso de trabajo ó requieren de puntos adicionales, lo cierto es que seguramente muchas de los anteriores Tips pueden haberse vivido y han pasado a otro plano de prioridad, sin embargo es importante no descuidar estas sugerencias para continuar desarrollando las actividades internas de planificación de la Demanda en el entorno del Retail, un espacio sin lugar a duda con muchas variables, condiciones, situaciones, restricciones y oportunidades para hacerlo cada día mejor, tal como lo han logrado otras empreasas de sectores diferentes al retail como Air Prodduct Polymers Inc. (ver Figura inferior)

Espero que estos tips Os haya ayudado a comprender y mejorar aun mas las actividades de planificación de la Demanda y Forecasting en vuestras organizaciones, y no dudéis en comentar ó solicitar orientación en el momento que consideres necesario.

Un saludo y éxitos,

Humberto Galasso

Consultor en DP&F
www.grupoversia.com
 e-mail: humberto.galasso@grupoversia.com

FOTO INSTANTANEA DEL STOCK OUT

Pocas Veces un retail deja ver sus puntos débiles, sin embargo nos recuerda que ni los más grandes se libran de las penurias del Stock Out (Faltas, Fallas ó Roturas), sin llegar a ser un consuelo de tontos, nos da la oportunidad de reflexionar sobre las oportunidades que se tienen para evitar  esta importante condición que afecta directamente el desempeño de toda organización del retail y donde es vital reducir de forma constante con mucha prisa y sin pausa.

 

 

Recientemente Field Agent (http://www.fieldagent.net/)  quienes cuentan con un novedoso proceso de recolección de datos a través de aplicaciones móviles ha dado a conocer los resultados de una investigación de disponibilidad (On Shelf Availability) de 24 productos lideres contenidos en las categorías de alimentación, consumibles y cuidado personal en la cadena TARGET  y aquí nos permiten ver los resultados obtenidos en cinco importantes ciudades donde esta cadena opera, calculado en horas de la mañana un día en concreto: Martes 30/04/2013

No son para nada números pequeños, sin embargo es parte de la realidad que se vive en muchos supermercados y establecimientos de todo el mundo, algo difícil y poco fiable de extrapolar, pero que sin lugar a duda nos deja ver mas a fondo la realidad de las tiendas, las preguntas a seguir serian:

1. Donde esta el producto  ? pendiente de surtir, bodega, almacén, recepción, transito, etc.
2. Que parte del proceso ? entrada, salida CD, pendiente de orden, O/C atrasada, etc.
3. Y que causo esta situación ? forecast, lead time, fill rate, frecuencia, días de stock, consumos inesperadas, clima,  negociación de compras, promoción, etc.

Sin lugar a duda nos da puntos para reflexionar en el caso España cuando hablamos de que existe Sobreinventario, si existe esta sobreoferta porque no esta en el lugar necesario ? ahora que hay menos Trafico seria inaceptable encontrar estas situaciones en nuestros puntos de venta !  adecuar procesos, sistemas y personas conllevan a disminuir estas situaciones a su minimo aceptable.

Saludos y éxitos.

Humberto Galasso

Consultor en Aprov, Demand Planning and Forecasting

www.grupoversia.com

humberto.galasso@grupoversia.com

Tips TOP 10 de Forecasting on Retail (1º parte)

La Gestión del Pronóstico en el sector Retail, presenta ciertos retos que muchas veces no son idénticos para otras industrias, por lo que conocerlos identificarlos y gestionarlos de acuerdo a la capacidad tecnológica, intelectual y humana nos ayudara a planificar las prioridades, puntos fuertes y débiles a la hora de abordar, mantener ó mejorar el desempeño de esta importante actividad en la industria de la distribución al por menor. En el siguiente texto encontraras los primeros cinco de los “Top 10 de Fundamentos de Pronósticos on Retail” para ganar eficiencia y eficacia a la hora de gestionar el proceso de Previsión de la demanda de la Industria del Retail que espero te sirvan de mucha ayuda para autoevaluar las acciones actuales, presentes y futuras.

Este análisis puede variar mucho en función del nivel de desarrollo, Tecnologías utilizadas y equipos de trabajo conformados para gestionar esta actividad en el retail, sin embargo son un punto de partida para conocer y mejorar cada días más esta actividad en la organización independientemente del sector donde se desempeñe;

1. Controle el equilibrio entre Forecast (und) y Presupuesto (€)

La gran mayoría de los retailers “por no decir que todos” trabajan de forma separada el Forecast (en unidades sku) y el Presupuesto económico, estas ultimas son las cifras que debe cumplir cierto Punto de Venta, Categoría comercial ó unidad de negocio global que van a garantizar la viabilidad económica del retail, generalmente disponibles en el presupuesto OTB (Open to Buy), la comparativa periódica de los valores ForecastxPVP vs. Presupuesto nos da una idea de cómo se comportan las previsiones teóricas, frente a los presupuestos teóricos a cubrir durante un periodo de tiempo determinado, asegurar que esta diferencia se encuentre siempre por encima entre un 15% al 20% refleja una consistencia de datos y márgenes para cubrir las expectativas de comerciales y mantener un equilibrio entre las necesidades logísticas y los objetivos comerciales.

2. Antes de Re-Pronosticar, aplique la regla del K.I.S.S.

(Keep It Simple and Stupid….!) En muchas ocasiones con el afán de reducir los errores de pronósticos nos topamos con la idea de reajustar todos los SKU´s de forma masiva y constante, sin embargo no siempre resulta efectivo ni eficiente realizar este tipo de procesos. Es conveniente establecer parámetros de control para “extraer” y procesar solo los productos que realmente lo requieran, no toda la “masa” de sku, ya que en muchas ocasiones existen referencias que no requiere mas de un recalculo anual que garantice datos para el proceso de re-aprovisionamiento natural. Identifique la estrategia general (exceso ó stock out) y trabaje según esta prioridad.

3- Depure los Datos tanto como pueda

El proceso de previsión de la demanda en los entornos del Retail contiene una gran cantidad de datos del POS que deben ser limpiados antes de Pronosticar y de esta manera evitar estar cuestionando la fiabilidad de los mismos y perder tiempo en saber si es suficiente o no. Es conocido y demostrable que no hacer estos procesos de “depuración” es más perjudicial que no contar con ellos. Mejorar estos filtros y mantener esta cierta estabilidad apoyara en gran medida los resultados fiables y sólidos para toda la organización. Ademas contar como mínimo con 2 niveles de limpieza (Promociones y Roturas de inventario) pueden ayudar mucho en esta actividad, en conclusión es mejor pecar por exceso que por defecto en esta tarea, con esto podemos también evitar los típicos comentarios que crean desconfianza y buscan restar fiabilidad entre los usuarios de la información.

4. Haga uso de Múltiples técnicas de Pronósticos

Tener la posibilidad de contar con diferentes técnicas de pronósticos nos ayudaran a hacer mejor el trabajo, existen algunas corporaciones que han creado sus propios algoritmos y se sienten satisfechos con ellos, sin embargo siempre llega el momento que la realidad del mercado, consumo y/ó economía no es suficiente para predecir con la exactitud mínima o con la rapidez que se esperaba, ralentizando las actualizaciones bien sea al alza o baja, en ocasiones se tiene que recurrir a modificaciones, herramientas extras ó sistemas anexos para hacer este trabajo bajo una nueva realidad. Deje siempre la posibilidad de que independientemente de la solución (interna ó externa) permita hacer uso de las técnicas del mercado para mejorar la precisión y no se preocupe si un único modelo no resuelve sus problemas, es normal…!

5. Aprenda de los Errores

Sobretodo al comienzo es muy importante aprender y reaprender de los errores tanto de los números (KPI´s) como de sus causas, consecuencias y factores que han conllevado a obtenerlo, así como el efecto que estos contienen sobre el resto de Kpi´s como Roturas-Stock out, sobreinventarios, rotaciones, cumplimiento de metas de ventas, entre otros. Todo esto es parte de un aprendizaje continuo, no lo olvide, sin embargo es mejor tomar diez decisiones y esperar que una de ellas no sea la indicada, que no hacer nada al respecto. aquí la proactividad juega un papel relevante.

Crear el Pronósticos de la demanda es un proceso complejo que exige una evolución continua y que si bien es cierto es propia de cada organización, siempre existen condiciones mínimas para garantizar un uso eficiente de los recursos, es por eso que existen pautas generales para todas las organizaciones en especial del sector del retail que pueden ser utilizadas en cualquiera de los sectores específicos. (Alimentos, Frescos, Consumo masivo, Farma, Moda, Confecciones, Electrónica, Línea blanca, Línea marrón…etc.) 

Os espero para la segunda parte de este artículo.

Muchos éxitos,

Humberto Galasso

Consultor en DP&F
www.grupoversia.com
email: humbertogalasso@gmail.com

 

Retailers y categorias con mejor desempeño 2012

Os adjunto un interesante reporte de Retailing Today sobre el Top 100 de los distribuidores al detal (retail)  en EEUU durante el año 2012, asi como la evolución de las mas importantes categorias del sector de consumo masivo en general.

Una buena guía para Benchmarking en vuestros negocios,

http://es.slideshare.net/hgalasso/top-100-retailers-and-categories

Saludos

Humberto Galasso

TRES AREAS DE SOLUCIONES BÁSICAS EN LOGISTICA DEL RETAIL

Mucho se habla del nivel de desarrollo en la gestión de la Cadena de Suministros (SCM) en la organizaciones del retail y de las áreas de soluciones que debe ser foco de atención para lograr el cumplimiento de los objetivos corporativos, sin embargo en ocasiones el tamaño, complejidad  y situación nos puede "distraer" sobre las inversiones y dedicación requerida para alcanzar dichas metas.

 

Por tal razón identificar claramente estos áreas claves para afrontar procesos de incorporación, evolución ó mejora en las cadenas de suministros del Retail es altamente prioritario ya que en conjunto de estas tres especialidades generan un resultado altamente valioso expresado en los valores del inventario, niveles de rotación, % Stock Out y excesos"admisibles" para una empresa rentable en nuestros tiempos.

Estas tres áreas enunciadas en orden lógico e integradas de forma coherente contribuyen de manera efectiva en la gestión avanzada del SCM en Retail;

 

Forecasting : Es junto con la plantificación y el reaprovisionamiento una de las áreas claves en la gestión avanzada del SCM en Retail ya que apoya permanentemente las acciones orientadas a mantener bajos niveles de inventario, minimizar las ventas perdidas y asegurar un nivel de servicio adecuado del stock, además de identificar tendencias, estacionalidades y repronosticar permanentemente para aumentar de forma sostenida la precisión en los pronósticos.
 

" Combinar Arte y Ciencia"

 

 Plantificación: Involucra la simulación y análisis de pronósticos tanto estadísticos como  Cualitativos, evalúa el impacto de los cambios de la demanda,  en los margenes "esperados", rotaciones, días de inventario, ventas, suministros (flujo de entradas), disponibilidad,  Plan de compras (Open To Buy -  OTB) y flujo de capital necesario para satisfacer los clientes, además de apoyar el proceso de toma de decisiones buscando asegurar óptimos resultados y el control de las decisiones.

 

"Planificar es mejor que improvisar"

 

Reaprovisionamiento: el reaprovisionamiento ayuda a mantener las cantidades a ordenar y niveles de servicio tanto como sean necesarios, en un mundo de alto dinamismo en el suministro y consumo, las soluciones tecnologicas mas efectivas combinan pronósticos de la demanda, lead times, frecuencia de servicio y estrategias de inversión para optimizar ordenes, una solida solución de reaprovisionamiento, garantiza  el item necesario, la cantidad requerida y el momento indicado para cada producto en cada ubicación.

 

"Que, Cuanto, Cuando y Donde"

 

Dedicar las importancia a cada una de estas áreas de soluciones en la cantidad y forma indicada es verdaderamente indispensables en toda cadena de suministros dedicada a la comercialización de productos al mayor y al detal, donde la realidad son grandes exigencias de servicio, bajos niveles de stock, poco endeudamiento, el mejor margen posible y excelente servicio al cliente.

Sin duda alguna la forma como estos tres elementos claves se encuentren integrados, desarrollados y avanzados dará como resultado el valor aportado al negocio, donde la velocidad de los tres en conjunto despenderá del menor "evolucionado", respetando así una de las reglas en la TOC (Theory Of  Constraints), donde: la velocidad máxima del sistema esta condicionada por el resultado que obtenga el menor proceso del sistema.

 

Preguntarnos a nosotros mismos que tanta integración, soluciones y desarrollo tenemos en estas áreas nos permitirán priorizar las mejoras efectivas y la distribución eficiente de los recursos económicos y humanos, cada día más escasos y necesarios al mismo tiempo para afrontar los tiempos actuales y futuros.

 

Un Saludo

 

Humberto Galasso

La Biblia del Forecasting ...

Dos excelentes recomendaciones para cualquier profesional interesado en  complementar y mejorar sus conocimientos en Planificacion de la Demanda & Pronósticos aplicados a los negocios, sin lugar a duda una manera de conocer , entender y sobretodo aplicar en forma total, parcial ó hibrida parte de estas tecnicas y metodos que han sido ya utilizados en diferentes entornos y donde encontrar el conjunto de ellos que mejor se adapta a nuestras necesidades y expectativas en el tiempo, es de gran importancia para la mejora de estas actividades en las organizaciones.

Dificilmente encontraremos la receta "unica"  cada organización presenta sus propias necesidades a corto, medio y largo plazo, y saber mezclar la ecuación costo beneficio nos dara la mejor oportunidad de lograr las metas y cubrir las expectativas en resto de  unidades de negocio directamente involucradas.

Llamado por algunos autores como "La Biblia del Forecasting" contiene de forma clara y objetiva muchos de los principios basicos de los pronósticos empresariales, con una lectura sencilla y entendible para gran parte de los lectores. Forecasting: Methods and Applications, Spyros Makridakis, Steven WeelWright and Hydman, (John While ans Sons, 1998), 

Fundamentos en DP&F Uno de los más completos e interesantes libros de Planificación de la Demanda y Pronósticos, con ejemplos y notas desde la perspectiva real de los negocios, aplicaciones, comentarios y breves interesantes sobre este explendido campo de estudio, apoyado en gran medida por el IBF (Institute Business Forecasting) una de las  organizaciones con mayor renombre, publicaciones y experiencia en este sentido.

Dos interesantes guias para construir y mejorar ...

Saludos

Humberto Galasso

El Forecasting es Extremadamente Importante en RETAIL

Forecasting es “Extremadamente Importante” en los Lideres del Retail

La industria del retail es sin lugar a dudas uno de los sitios donde mejor repercuten y se reflejan los grandes avances de las nuevas tecnologias, su aplicabilidad, entendimiento y explotación en beneficio de las organizaciones, clientes y entorno. Es a través de esta industria que se crea ese “puente” entre lo novedoso e innovador con el Consumidor final. Es por eso que no es raro encontrar grandes avances cada vez mas cerca del cliente y para uso de la empresa de Retail, quien en su afán de mantener el liderazgo en innovación, servicios y precios (por su supuesto…!!) no escapan de abordar caminos para mantener su posición ó mejorar  su situación actual.

De acuerdo a la encuesta realizada por RSR (http://www.rsrresearch.com/) durante el agosto de 2012  (firma de asesoria e investigación en la industria retail) , en aquellas empresas que han superado los promedios de crecimiento de las ventas a tiendas iguales (same store sales) con respecto al uso y entendimiento especializado de herramientas para gestión especifica del merchansiding, ha dado como resultado que el mayor aporte ha sido por herramientas de Pronósticos, sistemas que ayudan a predecir que productos son demandados por los clientes y crea los patrones de niveles de stock y satisfacción de la demanda necesarios para minimizar el capital invertido en exceso de inventario, mientras evita de igual manera la falta-rotura de productos. Casi un 75% (tres cuartas partes) de los detallistas lideres entrevistados han dicho que los pronósticos son “Extremadamente Importantes” para alcanzar el éxito Financiero.

Esto es sin duda un interesante aspecto, si recordamos que habitualmente las herramientas de pronósticos han estado focalizadas en la gestión de la Cadena de suministros, donde su objetivo principal fue la reducción de costos operacionales y luego en parte la mejora en la planificación, sin embargo cada vez mas estos sistemas y técnicas están siendo utilizadas para mejorar las oportunidades de ventas, pasando del estricto foco de construcción de pronósticos de abajo hacia arriba, hacia un foco de mas alto nivel, es así como RSR dice “las ventajas del poder computacional han hecho que los pronósticos a nivel SKU sean no solo factible, sino indispensables”

Casi igual de importante que el pronóstico de la demanda es el análisis de Clientes y su entorno, ya que no se podría crear un buen pronóstico de la demanda sino existe un entendimiento de los clientes y de lo que ellos están “esperando” recibir en términos de funcionalidad, calidad y precio, así como de los elementos externos que “mueven” esas intenciones de compra como pueden ser la economía, confianza, competencias, clima,  e inclusive catástrofes naturales entre otras cosas.

Lideres y Rezagados 

El estudio se focaliza en las diferencias entre 2010-2011 de los “Lideres del Retail”, tomando en cuenta el resultado anual de las ventas por encima del 3% de crecimiento en el sector retail especialista (ver tabla), el cual ha sido el promedio de mejora en esta industria, y los “Rezagados” que serian aquellos que se encuentran por debajo de este promedio.

RSR ha preguntado a los participantes el puntaje que ellos mismos se colocarían sobre el entendimiento sólido y especifico en determinadas técnicas y herramientas  actuales del merchandising y los resultados obtenidos se muestran el la tabla siguiente

La optimización del surtido junto con el Forecasting han sido los mayores Gap entre los Lideres y rezagadas, evidenciando los aspectos que mayor efecto tienen entre su posición en lo alto y bajo de la tabla, mientras que la optimización del Ciclo de Vida de producto sigue siendo “materia pendiente” para ambos grupos de retailers,

Según la investigación los “rezagados” tienden a tener un bajo crecimiento, porque fallan en cuanto al ciclo perpetuo de exhibición, lo cual les exige un incremento de  las actividades promocionales  para mantener los ingresos y mantenerse a “flote”, generando a su vez un efecto negativo que “erosiona“  el margen bruto.

Por lo tanto es momento de preguntarnos que tanto estamos haciendo para alcanzar nuestros mejores objetivos y si los recursos (Informáticos, técnicos, humanos y económicos) disponibles para esto se encuentran alineados con los requerimientos organizacionales, con el proposito de mantenernos como Lideres ó permanecer como Rezagados, una reflexión sobre alertar, proponer y justificar las inversiones necesarias en estos campos de trabajo.

Un Saludo y Muchos éxitos

Humberto Galasso

Demand Planning and Forecasting on Retail