Llega el cierre fiscal de muchas
empresas de distribución al mayor y/ó al detal
y es el momento del Inventario anual, algo que es tanto un requerimiento
fiscal como una necesidad imperante para conocer de primera mano la calidad, el
estado y la situación “real” de nuestras existencias físicas de inventario.
No existe un mejor momento
durante el año que permita integrar tantos recursos en la organización para un
fin común en un espacio de tiempo tan corto, ya que a todos nos interesa saber
en qué condiciones se encuentra el inventario de la organización desde el
gerente general hasta el asesor/vendedor/reponedor del Punto de venta, establecimiento
comercial ó Centro de Distribución
(Plataforma Logística.)
Es el momento también donde se
decide aprender del pasado y corregir los errores, es muy frecuente poner en la
práctica los nuevos procedimientos y actividades durante las etapas Pre-In y post de esta actividad, ya que sin lugar a
duda el aprendizaje continuo es la mejor forma de mejorar este proceso para hacerlo lo más fiable y rápido posible,
y cuando digo rápido es verdaderamente rápido,
no es posible dejar de recordar aquellos tiempos donde un inventario
conllevaba el cierre durante mínimo un
día con jornadas de mas de 14 horas continuas para certificar la veracidad de un
inventario de almacenes ó punto de venta. Pero afortunadamente las cosas han
cambiado y hoy en día contamos con múltiples herramientas tecnológicas y procedimiento que permiten
reducir esta largas jornadas del ayer en actividades mucho mas dinámicas y confiables;
lectores de mano, terminales portátiles,
programas especializados ó algoritmos diseñados de forma propia son solo
algunas de las herramientas que permiten hacer mejor las cosas, claro !, siempre y
cuando exista una sincronización excelente del equipo responsable !!!
Pero bueno para hablar de esto
hay que tener claro de que se trata, el Shrinkage también llamado contracción,
error de inventario, diferencia de inventario ó perdida desconocida del Inventario. La forma de cálculo no es más
que la diferencia entre la información en los sistemas de información y el
resultado del inventario físico, divido entre las ventas del periodo de
análisis (ver figura siguiente). en algunos casos puede ser representado como una cantidad
económica ($, €), pero generalmente se expresa como valor por
ciento de las ventas (%), que seria:
En general las causas de esta diferencia se
le atribuye a Hurtos (continuos ó esporádicos)
por parte de personal interno ó externo, mientras que el resto de causas
son errores operativos, productos averiados, fallos en sistemas, perdida de
información, etc, etc. Inclusive algunos estudios afirman que las causas más
comunes son: hurtos internos 42%, hurtos externos 32% y el resto por errores de sistemas, procesos ó personas
26%.
Finalmente lo que se quiere es
determinar Cuanto inventario se esta “perdiendo” , Donde ? y Por qué ? para así
desarrollar actividades firmes y contundentes para evitarlo, por eso Os adjunto
algunos estándares mundiales sobre esta indicador de calidad del
Inventario para que sirva de guía y orientación
(en caso de que no aparezca vuestro sector, por favor envíame un e-mail y
trataré de ayudaros)
Acceso a vista dinamica del grafico:chart
No tener error de inventario sería
lo ideal, sin embargo la realidad es que existe y existirá !!! Pero cuanto
puedo permitirme ? Pues bien lo mínimo. Y para saber cuánto puede ser el “mínimo”
que mejor que contar con los benchmarking de las industrias semejantes, al tener esta información nos da una idea de cuánto
podría ser el límite máximo ó hacia donde se debería establecer una meta
objetivo para el actual ó futuro cálculo de este indicador de calidad del
Inventario.
Cabe anotar que hacer un análisis por categoría y ubicación
permiten identificar de mejor forma donde trabajar primero para obtener el mejor
resultado con el menor esfuerzo posible y
de esta manera priorizar las acciones, inversiones ó tecnologías necesarias
para no perder de vista este importante indicador.
Saludos y espero que haya sido de
vuestro agrado e interés esta información. Si tenéis alguna duda ó comentario
por favor envía un email y trataré de ayudaros.
Humberto Galasso
Demand Planning, Forecasting, Inventarios y Aprovisionamiento
Supply Chain & Retail
Spain.
