Hoy en día cualquier empresa sin importar su tamaño se puede permitir el uso de las técnicas de previsión para la gestión de su plan de la demanda o plan de suministro, control de inventarios y mejora del proceso de aprovisionamiento con mucha mayor facilidad que en años posteriores gracias a la globalización del conocimiento y la era digital.
Sin embargo una de las fases más importantes en todo proceso de mejora de la previsión de la demanda es la definición de los datos que "Alimentan" las herramientas tecnológicas desarrolladas para esto, entendiendo claramente que esto puede determinar el éxito del proyecto reflejado en los resultados esperados. Es aquí donde surge en ocasiones la gran incógnita sobre que es más recomendable utilizar como dato clave para la definición de previsiones en la empresa.
Lo primero, Definición de pedidos y ventas
Para avanzar de forma clara y objetiva en este post he querido definir estos dos conceptos de una forma sencilla para así focalizar el contenido y sus posteriores reflexiones.
Pedidos - Ordenes de entrega: entendiendo claramente que los pedidos son las solicitudes de productos ó servicios pre-acordadas y muchas veces cerradas, elaboradas bien sea en forma activa o pasiva, es decir realizadas por nuestro cliente o mediante servicios postventa independientemente de la herramienta ó métodos utilizados para su cálculo, elaboración, autorización y envió. Lo que para una parte es el pedido para el otro es la orden de compra, con lo cual esto puede depender de la posición donde nos encontremos, bien sea del lado del comprador o el vendedor.
Ventas - Facturación: puede ser interpretada como la facturación del pedido (descripción anterior) o directamente sobre la demanda real del producto o servicio, en este caso claramente el distribuidor minorista, conocido como retail (tienda, e-commerce) es quien contiene más y mejor información en este sentido.
Existen muchas diferencias entre una y otra, pero una de las divergencias mas representativas de estos dos conceptos desde el enfoque de gestión de la demanda es el tiempo, la primera siempre tiene un tiempo de espera que puede ser mínimo; desde horas hasta días e incluso meses. sin embargo la segunda (Ventas) es en el acto, inmediata y concisa lo cual le agrega un elemento clave para la gestión de la demanda que es la "frescura" del dato.
Cuando utilizar los Pedidos o las Ventas ?
Seleccionar el dato según la naturaleza del negocio podría parecer sencillo pero cuando hacemos análisis en compañías con redes de distribución complejas que poseen plataformas ó centros de distribución nacionales, almacenes regionales, nodos de distribución y finalmente centros ó tiendas, es donde comienzan a surgir las dudas sobre que dato seleccionar.
Cuando Usar los Pedidos ?
- Cuando el enfoque esta en reducción de exceso
- Cuando se quiere reducir los días de Inventario
- Cuando nuestra empresa no atiende el cliente final, es decir cuando llegamos a distribuidores mayoristas ó a otro que transforma el material ó agrega alguna elemento
- Cuando en general el beneficio viene de pocas referencias/artículos/ítems
- Cuando se tiene en general un alto nivel de servicio de entrega por parte de proveedores >95%
- Cuando tienes en su mayoría lead time medianos y grandes
Cuando Usar las Ventas ?
- Cuando queremos reducir Stock out, Run out, Roturas ó Fallas, como queráis llamarlo.
- Cuando enfocamos en aumentar la rotación del inventario durante el año
- Cuando atendemos al cliente final; el retail distribución es el mejor ejemplo (brick and mortar, ecommerce)
- Cuando el beneficio está altamente ligado al volumen de unidades vendidas
- Cuando hay alta incertidumbre en la demanda
- Cuando predominan los lead times cortos
Estos "cuando" no son excluyentes, es decir puede existir combinaciones entre ambas, pero seguramente el predominio de una sobre otra ratificara la necesidad de hacer uso del dato sobre pedidos ó ventas, además es claramente necesario evaluar de forma conjunta la empresa, necesidad, calidad y disponibilidad de la información para definir sobre una u otra, por lo que siempre recomiendo un análisis previo más profundo.
Finalmente espero que este post sea de vuestro agrado y os invito a compartirlo para que entre todos sea posible complementar y mejorar la información en beneficio de los profesionales interesados en estos temas.
Saludos y buen comienzo de semana.
Humberto Galasso
Senior consultant DP&F, Stock, compras.
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