Permanentemente las organizaciones tienen la necesidad de pronosticar artículos nuevos en su día a día, algo que en muchos casos presenta un desafío ya que el dinamismo del mercado exige una renovación permanente y cambio constante, algo que difícilmente tiende a disminuir.
Esta demostrado que la mejora continua es uno de los aliados permanentes al momento de gestionar estos sistemas; proceso, herramientas y personas, en donde los dos primeros elementos requieren una revisión constante y actualización constante, mientas que el tercero un entrenamiento continuo para gestionar esta realidad.
Esta demostrado que la mejora continua es uno de los aliados permanentes al momento de gestionar estos sistemas; proceso, herramientas y personas, en donde los dos primeros elementos requieren una revisión constante y actualización constante, mientas que el tercero un entrenamiento continuo para gestionar esta realidad.
La responsabilidad de establecer las previsiones de artículos nuevos esta generalmente en manos del comprador en aquellas empresas que "construyen inventario" como los distribuidores ó retailers, mientras que en la industria de manufactura es generalmente marketing ó ventas el área encargada de establecer las previsiones de ventas según sus técnicas y metodologías internas. Sin embargo hoy en día es cada vez mas común observar que los departamentos de Logística ó Supply Chain, tomar las riendas de este proceso de negocio, ofreciendo una visión objetiva, equilibrada y económicamente rentable para la organización, buscando satisfacer tanto el enfoque comercial, como las exigencias financieras y operativas.
A continuación os menciono algunos de los métodos mas comúnmente utilizados para la generación de previsiones de artículos nuevos, los cuales son utilizados en diferentes medidas y con diversos matices de acuerdo a la industria, el mercado y el nivel de desarrollo del proceso de negocio.
A continuación os menciono algunos de los métodos mas comúnmente utilizados para la generación de previsiones de artículos nuevos, los cuales son utilizados en diferentes medidas y con diversos matices de acuerdo a la industria, el mercado y el nivel de desarrollo del proceso de negocio.
ALGUNOS METODOS UTILIZADOS PARA LA ELABORACION DE PREVISIONES DE ARTICULOS NUEVOS
ANALOGIA: procurando ir desde lo simple hacia lo complejo, podemos encontrar la regla básica de la analogía, que en palabras simples dice: que lo ocurrido con el producto X, puede ser replicado al Producto Y, por "ABC razones". hasta aquí no hay mucho misterio, sin embargo el verdadero desafío esta en definir las razones "ABC". para nadie es un secreto que los mercados actuales existe una alta competitividad, ciclos de vida cortos, promociones, saturación de mercados, condiciones económicas complejas, etc, lo cual complica la selección y ponderación de estas "ABC razones" que determinan porque un producto es tan parecido a otro de similares características, y sobretodo en que proporción esta similitud es valida, es decir es comparable al 100%, al 50% o al 150%.
ANALOGIA PONDERADA: en muchos casos nos hemos encontrado en la necesidad de aplicar "factores" a una determinada serie para "ajustar" las previsiones en niveles aceptables, según el enfoque conservador ó agresivo de la organización y sus responsables. En algunas organizaciones esto es llamado factor de "elasticidad" y cada área decide aplicar su factor como una especie de "dosis" que pretende mejorar la previsión objetivo. Hasta aquí parece que todo va bien, sin embargo muchos de esos factores positivos ó negativos (aumentan ó disminuyen) pocas veces están sustentados de manera objetiva y resulta complejo entenderlos, de ahí la importancia de documentar el proceso y lograr estandarizarlo para beneficio de todos los implicados.
DIFUSION DE BASS: este método tiene como principio la teoría de la difusión de la innovación se da por medio de dos canales; el "boca a boca" y la "masa de medios", adicionalmente los adoptadores de la innovación consisten en dos grupos, los innovadores influenciados por la masa de medios (anunciantes) y otro grupo mas grande llamado imitadores, influenciados por el boca a boca, este modelo ha sido utilizado de forma exitosa en retailers, tecnología, agricultura y productos durables, e incluye una representación de todo el ciclo de vida de producto (Introducción, Crecimiento, Madurez y Declive). Bass model
CURVA LOGISTICA: una de las formulaciones mas comunes es la función de la curva logística, en donde el estado inicial se observa prácticamente exponencial, para luego llegar a un punto de inflexión y seguido de este se inicia un proceso de crecimiento lento hasta llegar al nivel de saturación ó estancamiento del consumo. Existen aplicaciones que utilizan esta base para realizar previsiones con "algo" ó inclusive nada de información histórica.
los anteriores son solo algunas de la técnicas que comúnmente son utilizadas y es posible adquirirlas como funcionalidades estándar en los sistemas de gestión de la demanda disponibles en la actualidad, incluso hay quienes se adentran en el desarrollo de algoritmos propios tomando como base las formulaciones de las técnicas universalmente conocidas y que sin duda alguna pueden hacer un gran aporte a este importante proceso que siempre va a ser utilizado, actualizado y mejorado a través del tiempo.
Es importante recordar que las bases anteriores exigen siempre la necesidad de asumir "supuestos" en mayor ó menor medida de acuerdo al método, es decir siempre existirá un margen de duda, no hay que olvidar que ninguno de estos métodos son fiables al 100%, pero tampoco se puede negar que son útiles, valiosos y que han funcionado y apoyado importantes decisiones durante muchos años y aun pueden seguir aportando beneficio en tiempo, dinero y recursos para la determinación de la demanda de artículos/referencias/códigos nuevos.
RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA GESTIÓN DE ARTÍCULOS NUEVOS
- Establezca un método cualitativo para determinar los productos/centros/tiendas equivalente, con el objetivo de crear censo en este sentido.
- Defina una regla de mínimos para establecer las previsiones iniciales de productos nuevos.
- Tenga en cuenta la información del fabricante en caso de ser distribuidor.
- Tenga en cuenta la información del distribuidor en caso de ser fabricante.
- Incorpore mejoras al ERP para la gestión de este tipo de items, en la actualidad existen diversas soluciones para cubrir estas necesidades.
- Evite las hojas de calculo, estas son muy buenas para experimentar o simular en pequeña dimensión, pero no son la mejor herramienta en temas de volumen de datos y análisis complejos.
- Es importante procurar que la categoría/producto/tienda-centro-punto de venta de referencia-espejo, contenga una "consistencia" numérica buena, para reducir supuestos ó dudas a lo largo del proceso. designar una tienda modelo por zona-formato puede ser muy útil.
- Establezca una clasificación estándar para identificar rápidamente los "Artículos Nuevos" dentro de la estructura de productos lo mas usual es asignarles un "N" dentro de la estructura abc de artículos.
- Incorpore indicadores de medición KPI (Key Performance Indicador) para facilitar su gestión e impacto en los resultados globales.
- Si decide incluir "factores de elasticidad", mantenga un soporte objetivo sobre la utilización de esto, es decir como lo fue valorado ? , de que cálculos o información se obtiene ?, porque ? etc.
- Defina el espacio temporal necesario para incorporar el producto/referencia al surtido corriente del negocio, es decir a partir de cuantos días el producto se puede incluir en el proceso de clasificación abc estándar y los procesos de compra continuos.
- Escriba y documente las reglas y condiciones generales para la gestión de estos productos en el negocio y recuerde que no serán "estáticos" en el tiempo.
- Verifique de forma separada y especifica los artículos nuevos, para ajustar la previsión de la demanda en función de la realidad lo antes posible. tener sistemas de detección temprana de incidencias ayuda enormemente con esta labor.
- Utilice recursos extras como las ventas online para identificar patrones anticipados de este tipo de items,
- Determine Tiendas o clientes "modelos" para testear estos productos y estimar con mayor precisión los pronósticos.
- Apóyese en profesionales para profundizar su entendimiento y comprensión en la organización.
- Reflexione, mejore y vuelva a reflexionar.
Hoy se cuenta con una oferta de soluciones que pueden asumir cualquier tipo de organización sin importar su tamaño y que sin lugar a duda aportan un importante valor al proceso de elaboración de previsiones de productos nuevos, sin embargo es importante un análisis previo que permita identificar la necesidad y la solución adecuada para el negocio y así garantizar su uso, fiabilidad y confianza.
Un saludo espero que esta información pueda ser útil para la mejora de este importante y cada vez mas frecuente proceso interno.
Humberto Galasso
Consultor DP&F
