Definir el espacio temporal en la elaboración del Forecast ó definir un
sistema de gestión del tiempo para planificar
la Demanda, es uno de los pasos más importantes y con mayor peso a través del
tiempo, que es necesario definir al momento de implementar ó mejorar un sistema de planificación de la Demanda
Moderno. Por lo que es relevante dedicarle el tiempo necesario para tomar la mejor decisión desde el punto de
vista funcional, técnico y económico, ya que de esto se pueden derivar una
amplia variedad de requerimientos ó limitaciones que en un momento debamos
asumir para lograr el funcionamiento del sistema de forma
amigable con el resto de procesos de negocios en la organización.
Como sabemos existen previsiones estratégicas,
tácticas y operativas, todas ellas con necesidades de información diferentes
para alimentar procesos de negocios distintos que funcionan bien sea de forma automática;
como una generación de orden de pedido ó manual como un proceso de tomas de
decisiones ejecutivo. Así mismo existe
una variedad de productos y familias-categorías de productos que demandan una gestión de tiempo a menos plazo
ó en tiempos más extensos, como los artículos perecederos que convienen
trabajar bajo condiciones de planificación semanales e inclusive diarias. Por
otra parte está el tipo y tamaño de la organización ó empresa, es decir que
podemos clasificar aquellas que están en el sector manufactura, distribución ó
servicios, para las cuales existe un modelo de planificación diferenciado entre
si, no es lo mismo planificar para una empresa que fabrica bajo pedidos que
para un negocio de distribución que tiene cientos de miles de SKU repartidos en
una zona geográfica.
Como podemos ver existen una
amplia variedad de combinaciones que se deben tener en cuenta la momento de
definir el modelo del sistema de planificación de la demanda y en especial el
apartado del espacio temporal. Lo ideal es contar con herramientas potentes que
permiten gestiones en diferentes “tiempos” y que hoy en día se encuentran al alcance
de todos los “bolsillos”, solo falta es investigar y encontrar lo que mejor se
adapta a nuestra necesidades tal como lo recuerdo en un post sobre selección de
software (Tips para selección de software.) Sin embargo cuando esto no es posible por limitaciones generalmente
económicas y tecnológicas, entonces es necesario definir qué espacio temporal utilizaremos
?
A continuación Os quiero
compartir algunas de las ventajas y desventajas que considero tienen los
diferentes espacios temporales en la gestión del Forecast y la planificación de la demanda, los cuales pueden servir para
ratificar vuestro modelo actual ó aclarar la necesidad de un cambio próximo.
Mensual:
- Ventajas: facilidad para modelar, sencilla identificación de patrones y tendencias anuales, rapidez para tratamiento de datos y muy útil para planificación estratégica. Rápida adaptación e integración con la mayoría de “espacios temporales” realizados por otros departamentos internos como Finanzas, Compra ó Ventas
- Desventajas: Dificultad para “desgranar” planes operativos, ya que se puede basar en muchos aspectos subjetivos, dificultad para integrar elementos causales (precio, Promoción, eventos..), Dificulta la identificación temprana de acontecimientos durante los periodos mensuales.
Semanal:
- Ventajas: la mejor opción cuando es muy complejo llegar a niveles diarios, buena visibilidad para ser utilizada en planes operativos con mayor precisión, de gran utilidad en planificación táctica y operativa. Identificación rápida de patrones al alza ó baja. Mayor detalle y posibilidad de gestión de compras con Proveedores de perecederos o de ciclos de vida cortos. Facilidad para agregar información a nivel mensual
- Desventajas: mayores requerimientos informáticos de HD y SW, Generalmente conlleva un cambio de mentalidad en los modelos de gestión colaborativa con otros departamentos. Hay fechas promocionales ó calendarios que no son posible reflejar de manera exacta.
Diario:
- Ventajas: gran nivel de detalle para decisiones operativas que finalmente se traducen en ingresos para el negocio. Facilidad para agregar datos de forma semanal ó mensual con reglas simples. Facilidad para interpretar efectos calendarios ó promocionales durante los días.
- Desventajas: altísimo volumen de datos cuando se manejan varios SKU, requiere un poder informático tanto de Software como de Hardware muy importante.
Cada uno de los modelos de gestión del tiempo del forecast conlleva una serie de puntos a favor y otros en contra, sin embargo también es
cierto que la evolución de los negocios debe darse de forma natural y pasar de un
modelo mensual a semanal, será mas sencillo que iniciar de cero y llegar a una
gestión semanal, por lo que recomiendo también considerar el punto de partida y
decidir entre mejorar lo que se tiene ó cambiar el modelo actual, para lograr esto
muy bueno investigar, preguntar y buscar orientación en profesionales,
instituciones ó empresas y tomar la mejor decisión. Hoy en día muchas de las compañías
que ofrecen soluciones informáticas también aportan expertos para evaluar estas
condiciones y apoyar a toma de decisiones sin que esto conlleve necesariamente un
compromiso ó cambio en el modelo actual de trabajo.
Estoy seguro de que no son todas las ventajas y desventajas que pueden tener esos enfoques de gestión del tiempo, sin embargo Os invito a complementar esta información para alimentar este post y que pueda servir de apoyo y orientación los profesionales de este campo de acción.
Quisisera además aprovechar esta ocasión para invitaros a participar en el Grupo en LINKEDIN de PROFESIONALES EN PLANIFICACION DE LA DEMANDA, INVENTARIOS Y APROVISIONAMIENTO un espacio dedicado para ampliar el conocimiento a traves de la experiencia y los conceptos de estas importantes áraes de trabajo en toda organización, únete y participa. Grupo Linkedin
Saludos y éxitos en vuestras labores.
Humberto Galasso
Senior Consultant. DP&F, Retail, Supply Chain.
e-mail: humbertogalasso@gmail.com
