Llego Navidad ! Como gestionar una buena temporada Navideña

Estas listo para afrontar la temporada navideña.

Tradicionalmente los retailer americanos hablan del Black Friday como la fecha donde empiezan a cambiar los números rojos, por números negros, es decir es donde muchos realmente obtienen lo mejor para lo cual han estado trabajando prácticamente todo el resto del año, para nadie es un secreto que la temporada navideña puede llegar a suponer hasta el 50% de los ingresos recibidos durante todo un año fiscal, es decir se hace la venta en tres meses para operar durante los 9 meses restantes del año. es por eso que estar o no estar preparados para esta época del año puede ser la diferencia entre ganar o perder.

En este post he querido compartir tres aspectos que deberían estar claramente definidos para el desarrollo en si de la campaña, es decir cuando hablamos de campaña es claramente identificable tres espacios temporales: Pre - In - Post en donde cada uno de ellos tiene una particularidad, enfoque y necesidad distinta por lo que será motivo en otro momento de entrar a detallar cada uno de ellos.

Como gestionar una buena temporada navideña ? pertenece al espacio In, es decir al momento de verdad que hemos estado esperando para cubrir las expectativas de ventas.

Partiendo del hecho que ya hemos realizado todo el análisis previo a las necesidades al nivel superior, es decir para estas fechas (Octubre) ya deberíamos simplemente estar recibiendo los embarques de aquellos productos importados negociados o cerrados a mediados del año con los diferentes proveedores tanto nacionales como extranjeros, estos últimos los de origen asiático en gran medida que requieren planificación con varios meses de antelación, que pueden ir desde mínimo 4 meses hasta los 8 meses fácilmente.

Definir los siguiente tres elementos; Lugar, Cantidad y Momento, son el primer paso para garantizar una gestión eficaz y efectiva de esta época del año, por tal razón he querido dar a continuación los componentes mas importantes para tener en cuenta en cada uno de ellos: 

El Lugar
Es el momento de la asignación del inventario a nivel granular, estar claros sobre los patrones estacionales por cada centro o tienda es crucial para un buen desempeño en esta temporada, nadie espera que al final de estos meses nos quedemos con excesos en algunas tiendas y roturas en otras, por lo general contar con almacenes reguladores son una de las mejores ayudas para lograr esto,

Es común encontrar centros o puntos de venta donde hay "inicios tempranos" de estas temporadas y otros donde los finales son mas tardíos. Asi mismo habrá establecimientos nuevos y otros que merecen especial atención por motivos tal vez ligados a la concentración de competencias o estrategia de  mercado.

En ocasiones las reglas de distribución de artículos por tienda son la principal herramienta para definir los establecimiento comerciales que tendrán disponibles X tipo de articulo, por lo que revisar la lógica de asignación de surtido es una buena manera de empezar


La Cantidad
Saber que cantidad debe será asignada a cada centro o tienda es otro de los grandes retos para tener un buen desempeño en esta temporada,

Es importante contar con cantidades mínimas de pedido actualizadas a nivel de centros, sin embargo es importante considerar el valor de producto  para tomar decisiones de rotura de empaques posteriormente haber decidido sobre la posibilidad e realizar picking de este producto en el centro de distribución ya que finalmente No todos los productos deben ser enviados en sus unidades de compra y depende en gran medida del analisis previo de costos y movimiento.

Una vez que podemos observar las primeras reacciones a la compra es posible hacer los siguientes envíos programados y reasignación de parámetros, en la actualidad existen sistemas capaces de administrar estas entregas estimando que al final de temporada tengamos lo mínimo sobrante en toda la red, lo cual es de excelente ayuda para la gestión del inventario.

Lo menos recomendable es hacer uso de distribución de cantidades de forma lineal ya que deja por fuera todo patrón de comportamiento estacional y de tendencia propio de los puntos de venta

El Momento
Ya tenemos el donde y el cuanto , ahora ahí que definir el Cuando ? La anticipación de lotes es una de las mejores formas de conocer de primera mano como posiblemente viene la temporada, algunos los llaman: First Order, Orden de Empuje o Primer Lanzamiento

Habrán regiones, zonas y finalmente centros que deben ser prioridades por lo que esto debe estar reflejado en el calendario de repartos programados.

Apoyarse en el diagrama de ciclo de vida de producto puede ser una herramienta útil para definir los próximos envíos bien sean por reposición continua, lotes abiertos o lotes cerrados.

Los patrones temporales(tiempo) pueden estar ligados a ubicaciones geograficas, estrategia de mercado, competencia en el sector-zona e incluso constumbre y cultura. por lo que es muy importante contar con la opinión mas cercana de los sitios en comun. Los jefes de zona o regionales son una excelente fuente de información para definir este calendario de entregas iniciales, medias y finales.

Algunas Reflexiones:

Hacer gestión por etapas de esta importante temporada ó campaña en espacios (Pre - In - Post) es de gran ayuda debido a que es posible segmentar las acciones, responsables e indicadores en cada etapa del proceso. Gestionar de acuerdo a estos estados de tiempo ayuda a definir reglas para cada situación en relación a un parametro concreto.

Es posible que en ocasiones aplicaciones de Business Process puedan ser de gran ayuda para integrar el proceso y las personas, sobretodo en grandes organizaciones donde participan diferentes entidades.

Tablas de doble entrada  ayudan enormemente con este objetivo.

Cada día es mas usual que las campañas se anticipen al calendario, sin embargo no debemos exagerar en esto ya que a nadie le gusta ver arboles de navidad mezclados con brujas de Haloween

Nunca desaproveches la oportunidad de sanear tu inventario

Inicia el año con las mejoras aprendidas de esta temporada

Has uso de soluciones informáticas que faciliten el proceso de gestión , Toma de decisiones y operaciones de aprovisionamiento.

Entre mas temprano tengas información clara y fiable de la demanda, mejor podrás actuar.
Si bien es cierto todas las categorías no se comportan de la misma manera, cada retail sabe donde poner foco de atención de acuerdo a su plan estratégico.

Es importante hacer un Plan diferenciado, no es conveniente "cortar" todo con el mismo cuchillo, sin bien es cierto servirá para unos dejara por fuera a otros y en estos tiempos no dar uso de las tecnologías, métodos y técnicas para evitarlo resulta bastante inapropiado.


Por ultimo los invito a compartir vuestra experiencia y conocimiento sobre este post para fortalecer aun mas la información.

Si tienes alguna duda o prefieres profundizar en algún aspecto en concreto solo envía un e-mail y nos pondremos en contacto.

Saludos,

Humberto Galasso
Consultor Senior 

e-mail: humbertogaasso@gmail.com

Cuando hacer Previsiones-Forecast con Pedidos ó con Ventas ?

Una de las fases más importantes en todo proceso de mejora de la previsión de la demanda es la definición de los datos que "Alimentan" las herramientas tecnológicas desarrolladas para esto, entendiendo claramente que esto puede determinar el éxito del proyecto reflejado en los resultados esperados.

Hoy en día las organizaciones pueden permitirse con mayor frecuencia el uso de las técnicas de previsión para la gestión de sus inventarios y su posterior uso en el proceso de aprovisionamiento con mucha mayor facilidad que en años posteriores, lo que conlleva a un proceso de cambio de mentalidad interna y organizacional que a su vez mezclan una gran variedad de reflexiones y debates sobre uno de los puntos críticos a definir en el momento de implantar un proyecto de mejora en la previsiones ó el forecast de la organización.  Es aquí donde surge en ocasiones la gran incógnita sobre que es más recomendable utilizar como dato clave para la definición de previsiones en la empresa. 

Definición de pedidos y ventas

Para avanzar de forma clara y objetiva en este post he querido definir estos dos conceptos de una forma sencilla para así focalizar el contenido y sus posteriores reflexiones.

Pedidos - Ordenes de entrega: entendiendo claramente que los pedidos son las solicitudes de productos ó servicios pre-acordadas y muchas veces cerradas, elaboradas bien sea en forma activa o pasiva, es decir realizadas por nuestro cliente o mediante servicios postventa independientemente de la herramienta ó métodos utilizados para su cálculo, elaboración, autorización y envió. Lo que para una parte es el pedido para el otro es la orden de compra, con lo cual esto puede depender de la posición donde nos encontremos, bien sea del lado del comprador o el vendedor.

Ventas -  Facturación: puede ser interpretada como la facturación del pedido (descripción anterior) o directamente sobre la demanda real del producto o servicio, en este caso claramente el distribuidor minorista, conocido como retail (tienda, e-commerce) es quien contiene más y mejor información en este sentido.

Existen muchas diferencias entre una y otra, pero una de las divergencias mas representativas de estos dos conceptos desde el enfoque de gestión de la demanda es el tiempo, la primera siempre tiene un tiempo de espera que puede ser mínimo; desde horas hasta días e incluso meses. sin embargo la segunda (Ventas) es en el acto, inmediata y concisa lo cual le agrega un elemento clave para la gestión de la demanda que es la "frescura" del dato.

Cuando utilizar los Pedidos o las Ventas ?

Seleccionar el dato según la naturaleza del negocio podría parecer sencillo pero cuando hacemos análisis en compañías con redes de distribución complejas que poseen plataformas ó centros de distribución nacionales, almacenes regionales, nodos de distribución y finalmente centros ó tiendas, es donde comienzan a surgir las dudas sobre que dato seleccionar.

 

Cuando Usar los Pedidos ?

• Cuando el enfoque esta en reducción de exceso
• Cuando se quiere reducir los días de Inventario
• Cuando nuestra empresa no atiende el cliente final, es decir cuando llegamos a distribuidores mayoristas ó a otro que transforma el material ó agrega alguna elemento
• Cuando en general el beneficio viene de pocas referencias/artículos/ítems
• Cuando se tiene en general un alto nivel de servicio de entrega por parte de proveedores >95%
• Cuando tienes en su mayoría lead time medianos y grandes

Cuando Usar las Ventas ?

• Cuando queremos reducir Stock out, Run out, Roturas ó Fallas, como queráis llamarlo.
• Cuando enfocamos en aumentar la rotación del inventario durante el año
• Cuando atendemos al cliente final; el retail distribución es el mejor ejemplo (brick and mortar, ecommerce) 
• Cuando el beneficio está altamente ligado al volumen de unidades vendidas
• Cuando hay alta incertidumbre en la demanda
• Cuando predominan los lead times cortos

Estos "cuando" no son excluyentes, es decir puede existir combinaciones entre ambas, pero seguramente el predominio de una sobre otra ratificara la necesidad de hacer uso del dato sobre pedidos ó ventas, además es claramente necesario evaluar de forma conjunta la empresa, necesidad, calidad y disponibilidad de la información  para definir sobre una u otra, por lo que siempre recomiendo un análisis previo más profundo.

Finalmente espero que este post sea de vuestro agrado y os invito a compartirlo para que entre todos sea posible complementar y mejorar la información en beneficio de los profesionales interesados en estos temas.

Saludos cordiales y felices vacaciones.

 

Humberto Galasso

Senior Consultant

http://www.slimstock.com/es/

Barcelona - España 

 

 

 

 

Three Warehouse Storage Policies

Los 4 Drivers en la Gestión Logística

En la actualidad la actividad logística cobra cada vez mas peso en la organizaciones, ya que es aquí donde muchas veces es posible hacer esos cambios que rápidamente  generan ahorros importantes en las operaciones y por lo tanto en los resultados del negocio, pocos procesos de negocios son tan dinámicos y exigen tanta actualización como lo son los relacionados con el campo de la logística en las empresas de hoy.

La logística como parte fundamental de la gestión de la cadenas de suministros ó Supply Chain, conlleva la administración de cuatro elementos claramente identificados e interrelacionados entre si, lo cual indica que un fallo en uno de estos se refleja de forma inmediata en el desempeño de los otros.

Para tener claridad sobre que mejorar nada mejor que saber identificar para así desarrollar iniciativas en cada punto en concreto, bien sea mediante técnicas de Lean, Six Sigma, 5´s,  JIT, etc., Es por tal razón que he querido recordar los “drivers” que manejan el desempeño de la logística, para de esta forma enfocar los esfuerzos de manera sistemática y conseguir asi los resultado en el "menor tiempo posible y a mejor costo total competitivo", tal como lo reza muchos de los expertos en estos temas.

Inventarios: Los materiales son sin lugar a duda uno de los elementos primarios de un sistema logístico y de toda la organización en si, sobre todo cuando hablamos de empresas distribuidoras ó de manufactura/fabricación, ya que es gracias a esto que es posible conseguir ese margen que nos permite cubrir las obligaciones con los colaboradores, terceros e inversionistas, en este apartado es posible encontrar tanto inventario de materias primas, como productos en proceso, producto terminado,  en transito u obsoleto/descontinuado ó no apto para la venta, saber definir claramente la política de gestión (ej.: FIFO), niveles de seguridad, puntos de pedidos, precisión, presentación y conservación entre otros.

Transporte: este drivers, es sin lugar a duda  donde mayor énfasis y tal vez donde ha nacido el tema logístico desde sus inicios, asegurar las entregas en tiempo y cantidad siempre han estado relacionadas con la actividad logística desde sus comienzos hasta los tiempos actuales, sin embargo ya no solo se refiere a la salida ó entrada del material en la organización, sino también a los recursos para facilitar el movimiento interno de esos productos de forma rápida y segura.

Instalaciones:  la infraestructura física necesaria para el desarrollo de las actividades comprende el tercer elemento que debe ser considerado en la gestión de Logística, ya que si queremos garantizar una conservación y salvaguardia del productos así como de los recursos necesarios para su paso temporal en la organización,  ya sea alquilado ó comprado por la organización, es necesario que se cuente con las condiciones mínimas de almacenamiento de los productos según su naturaleza,  y que no solo se limitan a su resguardo, sino también a los elementos físicos necesarios para llevar a cabo las actividades de recepción, almacén, transformación, preparación  y despacho de los mismos.

Información: desde hace mucho tiempo es conocido que la logística debe al mismo tiempo asegurar que la documentación necesaria para el manejo de los inventarios en toda la cadena de suministros fluya de forma constante y segura, evitando cualquier tipo de contratiempo motivado por diferencias ó deficiencias tanto a nivel de requerimiento legal ó según el acuerdo de entrega con el cliente-proveedor, aquí el factor tecnológico juega un papel preponderante ya que los avances a nivel de comunicación han elevado en gran medida las capacidades y las exigencias en ambos lados de la cadena de suministros, garantizar el flujo de información aguas abajo y en sentido inverso para los diferentes procesos exige una actualización permanente de los recursos IT disponibles y sus debidos soportes tanto a nivel de hardware como en software.

Cada uno de estos elementos pueden tener una mayor ó menor necesidad de actualización, ajuste, modificación ó transformación en la organización y depende en gran medida de la naturaleza de producto, el mercado objetivo, nivel de desarrollo del negocio, equipo humano y habilidad financiera para las inversiones que se requieran, y digo “habilidad” porque hoy en día existen gran variedad de opciones que permiten tomar ventaja de todo tipo de inversiones en diferentes modalidades de contratación.

Finalmente es importante considerar la integración de estos elementos de forma armónica, para desarrollar los cambios de forma constante y sin pausa, motivando al equipo humano y haciéndolo participe de esta evolución sostenida del negocio.

Un Saludo y éxitos,

Humberto Galasso

Supply Chain – Retail

Lo mejor del 2014 en Demand Planning on Retail

Como es costumbre cada cierre de año, debemos hacer un balance entre lo que hemos hecho, estamos haciendo y queremos hacer, por lo que evaluar lo mas visto en el año que termina siempre sera una excelente alternativa para orientar la tendencias de nuestros seguidores quienes son en realidad lo que mantiene activo este espacio de conocimiento, reflexión y analisis sobre las herramientas, tecnicas, mejores practicas, consejos, y sobretodo vivencias adquiridas a traves de los proyectos y trabajos posteriores con respecto a la Planificación de la demanda aplicada a los negocios y en especial al tema de distribución al mayor y al detal (Retail).

Y digo al "tema de distribución" porque estoy convencido de que el enfoque logistico seguira incrementando su participación en las decisiones de Forecasting y Planificación de la demanda en la organizaciones a nivel mundial, ya que a pesar de que esta función sigue formando parte de unidades Financieras ó Comerciales, la tendencia sigue fuertemente orientada al empoderamiendo del area de Supply Chain/Logistica en estos temas a nivel de toda la organización y no es solo un tema de "moda" es algo que esta soportado en la logica del negocio y la imparcialidad de los resultados, si bien es cierto cada área promueve y respalda sus opiniones y decisiones, sin embargo pocas unidades son tan equilibradas e imparciales en terminos de costos, necesidades y efectividad como el departamento/dirección ó unidad de logistica.

Bueno sin querer "salirme" del objetivo de este post, he querido identificar lo mejor del año considerando el mayor indice de aceptación el cual he elaborado tomando en cuenta la intensidad de "lectura" de estos temas a lo largo del año y digo "intensidad" por que no es lo mismo un post que tiene 12 meses disponible para su consulta como uno que apenas tiene un mes, por lo tanto he tomado en cuenta los dias disponibles para identificar el "nivel de aceptación" de estos y asi tener un top mas sincero y real. 

Finalmente lo mejor del 2014 ha sido:

1. Five Reasons to have one Demand Planning System
2. Cuanto deberia ser tu shrinkage error ó diferencia de Inventario
3. Previsiones Forecast Mensual Semanal ó Diario ?
4. Clasificacion de soluciones para la Elaboración y Gestión de Pronósticos.
5. Articulos nuevos como pronosticarlos ?
6. Selfridges un referente en almacenes por departamento. London. UK
7. Hasta la marmota phil mide su precision y Tú ?
8. Perdida desconocida de inventario por paises 2012
9. Los cuatro Sectores/Categorias con menor error de Inventario
10. Softwares de caja abierta vs caja cerrada.

Como podeis ver el primero de estos post ha sido el elaborado en Ingles, algo que seguire realizando a lo largo del 2015, como parte de un proyecto personal y profesional con respeccto a la mejora de las habilidades en este lenguaje universal y el cual estoy desarrollando en la cuidad de Londres, United kingdom desde mediados del año anterior, ya que no es un secreto para nadie de que gran parte de los avances y novedades se encuentran en este lenguaje indispensable para todo profesional altamente especializado y comprometido con la mejora continua y el reciclaje permanente.

Por ultimo muchas gracias a todos por sus importantea aportes y los invito a que continuen realizando sus consultas ó sugerencias por medio de los "comentarios del post" ó a traves del e-mail: humberto.galasso@gmail.com, las cuales estare dispuesto a resolver en la medida que el tiempo y la disponibilidad me lo permitan.

Un Saludo y el mejor de los exitos durante 2015.

Humberto Galasso

Retail/Supply Chain

Demand Planning/Inventory/Replenishment