Tradicionalmente los retailer americanos hablan del Black Friday como la fecha donde empiezan a cambiar los números rojos, por números negros, es decir es donde muchos realmente obtienen lo mejor para lo cual han estado trabajando prácticamente todo el resto del año, para nadie es un secreto que la temporada navideña puede llegar a suponer hasta el 50% de los ingresos recibidos durante todo un año fiscal, es decir se hace la venta en tres meses para operar durante los 9 meses restantes del año. es por eso que estar o no estar preparados para esta época del año puede ser la diferencia entre ganar o perder.
En este post he querido compartir tres aspectos que deberían estar claramente definidos para el desarrollo en si de la campaña, es decir cuando hablamos de campaña es claramente identificable tres espacios temporales: Pre - In - Post en donde cada uno de ellos tiene una particularidad, enfoque y necesidad distinta por lo que será motivo en otro momento de entrar a detallar cada uno de ellos.
Como gestionar una buena temporada navideña ? pertenece al espacio In, es decir al momento de verdad que hemos estado esperando para cubrir las expectativas de ventas.
Partiendo del hecho que ya hemos realizado todo el análisis previo a las necesidades al nivel superior, es decir para estas fechas (Octubre) ya deberíamos simplemente estar recibiendo los embarques de aquellos productos importados negociados o cerrados a mediados del año con los diferentes proveedores tanto nacionales como extranjeros, estos últimos los de origen asiático en gran medida que requieren planificación con varios meses de antelación, que pueden ir desde mínimo 4 meses hasta los 8 meses fácilmente.
Definir los siguiente tres elementos; Lugar, Cantidad y Momento, son el primer paso para garantizar una gestión eficaz y efectiva de esta época del año, por tal razón he querido dar a continuación los componentes mas importantes para tener en cuenta en cada uno de ellos:
El Lugar
Es el momento de la asignación del inventario a nivel granular, estar claros sobre los patrones estacionales por cada centro o tienda es crucial para un buen desempeño en esta temporada, nadie espera que al final de estos meses nos quedemos con excesos en algunas tiendas y roturas en otras, por lo general contar con almacenes reguladores son una de las mejores ayudas para lograr esto,
Es común encontrar centros o puntos de venta donde hay "inicios tempranos" de estas temporadas y otros donde los finales son mas tardíos. Asi mismo habrá establecimientos nuevos y otros que merecen especial atención por motivos tal vez ligados a la concentración de competencias o estrategia de mercado.
En ocasiones las reglas de distribución de artículos por tienda son la principal herramienta para definir los establecimiento comerciales que tendrán disponibles X tipo de articulo, por lo que revisar la lógica de asignación de surtido es una buena manera de empezar
La Cantidad
Saber que cantidad debe será asignada a cada centro o tienda es otro de los grandes retos para tener un buen desempeño en esta temporada,
Es importante contar con cantidades mínimas de pedido actualizadas a nivel de centros, sin embargo es importante considerar el valor de producto para tomar decisiones de rotura de empaques posteriormente haber decidido sobre la posibilidad e realizar picking de este producto en el centro de distribución ya que finalmente No todos los productos deben ser enviados en sus unidades de compra y depende en gran medida del analisis previo de costos y movimiento.
Una vez que podemos observar las primeras reacciones a la compra es posible hacer los siguientes envíos programados y reasignación de parámetros, en la actualidad existen sistemas capaces de administrar estas entregas estimando que al final de temporada tengamos lo mínimo sobrante en toda la red, lo cual es de excelente ayuda para la gestión del inventario.
Lo menos recomendable es hacer uso de distribución de cantidades de forma lineal ya que deja por fuera todo patrón de comportamiento estacional y de tendencia propio de los puntos de venta
El Momento
Ya tenemos el donde y el cuanto , ahora ahí que definir el Cuando ? La anticipación de lotes es una de las mejores formas de conocer de primera mano como posiblemente viene la temporada, algunos los llaman: First Order, Orden de Empuje o Primer Lanzamiento
Habrán regiones, zonas y finalmente centros que deben ser prioridades por lo que esto debe estar reflejado en el calendario de repartos programados.
Apoyarse en el diagrama de ciclo de vida de producto puede ser una herramienta útil para definir los próximos envíos bien sean por reposición continua, lotes abiertos o lotes cerrados.
Los patrones temporales(tiempo) pueden estar ligados a ubicaciones geograficas, estrategia de mercado, competencia en el sector-zona e incluso constumbre y cultura. por lo que es muy importante contar con la opinión mas cercana de los sitios en comun. Los jefes de zona o regionales son una excelente fuente de información para definir este calendario de entregas iniciales, medias y finales.
Algunas Reflexiones:
Hacer gestión por etapas de esta importante temporada ó campaña en espacios (Pre - In - Post) es de gran ayuda debido a que es posible segmentar las acciones, responsables e indicadores en cada etapa del proceso. Gestionar de acuerdo a estos estados de tiempo ayuda a definir reglas para cada situación en relación a un parametro concreto.
Es posible que en ocasiones aplicaciones de Business Process puedan ser de gran ayuda para integrar el proceso y las personas, sobretodo en grandes organizaciones donde participan diferentes entidades.
Tablas de doble entrada ayudan enormemente con este objetivo.
Cada día es mas usual que las campañas se anticipen al calendario, sin embargo no debemos exagerar en esto ya que a nadie le gusta ver arboles de navidad mezclados con brujas de Haloween
Nunca desaproveches la oportunidad de sanear tu inventario
Inicia el año con las mejoras aprendidas de esta temporada
Has uso de soluciones informáticas que faciliten el proceso de gestión , Toma de decisiones y operaciones de aprovisionamiento.
Entre mas temprano tengas información clara y fiable de la demanda, mejor podrás actuar.
Si bien es cierto todas las categorías no se comportan de la misma manera, cada retail sabe donde poner foco de atención de acuerdo a su plan estratégico.
Es importante hacer un Plan diferenciado, no es conveniente "cortar" todo con el mismo cuchillo, sin bien es cierto servirá para unos dejara por fuera a otros y en estos tiempos no dar uso de las tecnologías, métodos y técnicas para evitarlo resulta bastante inapropiado.
Por ultimo los invito a compartir vuestra experiencia y conocimiento sobre este post para fortalecer aun mas la información.
Si tienes alguna duda o prefieres profundizar en algún aspecto en concreto solo envía un e-mail y nos pondremos en contacto.
Saludos,
Humberto Galasso
Consultor Senior
